بررسی سیستم ها در رویه جذب و گزینش کارکنان.

مقدمه
همان‌طور که می‌دانید برای سلامت سیستم اداری و ساختار دولتی در هر نظام حکومتی، حضور کارکنان کوشا و با مسئولیت در عرصه فعالیت‌های اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و… امری کاملاً بدیهی است که در اکثر کشورهای جهان توسط سیستم جذب و استخدام، این امر به طور دقیق به انتخاب و گزینش کارکنان شایسته مبادرت می‌ورزد. طبیعی است که پذیرش کارکنان در هر حکومتی با توجه به سیاست‌های حاکم بر آن و با معیارها و روش‌های خاصی صورت می‌گیرد. مسئولین اجرایی با توجه به نگرش خود به حساسیت مشاغل و نوع خدمات ارائه شده به جامعه معمولاً تعاریف روشنی از شغل مورد نظر ارائه می‌دهند تا متصدی مناسبی نیز برای آن شناسایی و انتخاب شود.در این مجموعه با درج مقالاتی در زمینه تحلیل شغلی که به نوعی اولین مرحله جذب و گزینش محسوب می‌شود، سعی شده است به شناسایی مشاغل و نوع دانش، مهارت، توانایی و سایر شایستگی‌های متصدیان آن تأکید گردد.همچنین مقالاتی که به ضرورت گزینش قبل از استخدام، با استناد به برآوردهای صورت گرفته در جنبه‌های مختلف پرداخته و به عملکرد نمونه‌هایی از شرکت‌ها و مؤسسات دولتی و غیردولتی در اجرای قوانین گزینش بخصوص با توجه به بازتاب آن در هر سازمان اشاره نموده است.بخش پایانی که تأکید نظام‌های دولتی به اصل شایسته‌سالاری است که هر حکومت و نظامی بر مبنای فرهنگ، ساختار اقتصادی، معیارهای ارزشی و نیاز خود، به تدوین اصول و ملاک‌هایی اقدام می‌کند تا با جذب شایسته‌ترین افراد در دستیابی به اهداف خود مؤثر و کاراتر باشند.

« تحلیل شغلی »

استفاده از مقالات مربوط به تحلیل شغلی، شناخت ماهیت مشاغل از بُعد تخصصی است که از وظایف دستگاه‌ها می‌باشد و کاربرد آن در فرایند گزینش آشنایی با میزان حساسیت مشاغل و تعیین معیارهای ارزشی مربوط به شغل است که در نهایت منجر به انتخاب افراد مناسب از بُعد تخصصی و تعهدی می‌گردد. تحلیل شغلی، روند جمع‌آوری اطلاعات درباره موقعیت مورد نظر شغلی است که مستلزمات اصلی شغلی را شناسایی می‌کند و آنها را با مهارت‌ها، معلومات و توانایی‌های مورد نیاز برای انجام موفقیت‌آمیز کارکرد آن شغل می‌دهد هدف تحلیل شغلی، شناسایی تجربیات، معلومات و دیگر عوامل شایستگی متقاضیانی است که بهترین پتانسیل اجرایی آن شغل را دراختیار دارند. این تحلیل برای شناسایی اسناد و دیگر عناصر حیاتی برای ارزیابی متقاضی، روند گزینش و رجوع به معرف‌ها، همچون شیوه‌های سنجش و مستلزمات مصاحبه‌ها نیز به کار برده می‌شود.

دو عنصر کلیدی تحلیل شغلی عبارتند از:1 ـ شناسایی مستلزمات اصلی شغلی که مهم‌ترین آن وظایف و مسؤولیت‌های موقعیت مورد تصدی است. مستلزمات اصلی شغلی، هدف عمده و منبع اولیه توصیف شغل مورد نظر می‌باشند.2 ـ شناسایی میزان دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و تعیین سطح کیفی آنها برای ایفای مستلزمات اصلی شغل ضروری است. در تحلیل شغلی دانش، مهارت و توانایی‌هایی بررسی می‌شوند که قابل سنجش و استناد باشند و تفاوت‌های معناداری بین متقاضیان ایجاد نمایند. معمولاً داشتن مهارت، دانش و توانایی با تجربه و معلومات مشخص می‌شود. هدف از سنجش این مهارت‌ها و معلومات، شناسایی متقاضیانی است که به صورت بالقوه برای اجرای شغل مورد تصدی در بهترین شرایط هستند. بهترین کاربرد این سنجش، زمانی است که تمایزهای معناداری بین متقاضیان واجد شرایط ایجاد کند. مستندات سنجش دانش، مهارت و توانایی‌ها ممکن است توصیف شغلی، استانداردهای شایستگی اداره و مدیریت پرسنلی و همچنین استانداردهای رتبه‌بندی شغلی باشند.    اولین نکته ای که باید در نظر گرفته شود ، هدف اصلی در تحلیل شغلی است . تحلیل شغلی، به منظور تعیین معیاری برای ارزشیابی عملکرد گزینش، طراحی برنامه های توسعه و آموزش ، ارزیابی شغلی و دستمزدها ، کمک به برنامه ریزی شغل  و اهداف بازسازی سازمانی به کار برده  می شود . تحلیل شغلی در رویه های منصفانه استخدامی نیز دارای اهمیت است . به منظور نشان دادن ارتباط شغلی در گزینش ، معیار مورد استفاده باید به صورت مستقیم  یا تلویحی با عملکرد شغلی مرتبط باشد.

از این رو هدف تحلیل شغلی، مشخص خواهد ساخت که چه اطلاعاتی حائز اهمیت است و چه خصایصی   (همچون آموزش ، گزینش ، ارزیابی شغلی ) برای قضاوت عادلانه بیشتر کاربرد دارند .

ماهیت اطلاعات کسب شده از تحلیل شغلی، موارد ذیل را در بر می گیرد :

● ماهیت فعالیت های کاری ، شامل رویه ها یا روندهای کاری ، طرز برخورد انسانی ، ضرورت های جسمانی شغل ، مسؤولیت و پاسخگویی فردی ؛

● وسایل و تجهیزات مورد استفاده ؛
● ماهیت ورودی ها و خروجی های کار ، برای مثال مواد خام و کالاهای تکمیل شده ؛

● عملکرد کاری  شامل استانداردهای بهره وری و خصایص کیفی تولید  ؛

● شرایط شغلی  همچون جو سازمانی ، شرایط اجتماعی ، دستمزد و عوامل محرک ؛

● خصوصیات فردی برای تصدی شغل مورد نظر شامل دانش و مهارت لازم ، شایستگی ، خصوصیات جسمی و روانی.



بنابراین  در تحلیل یک شغل تلاش می شود جوانب مختلف آن ارزیابی شود . همانطور که پیش از این اشاره شد ارزیابی مؤثر، نیازمند ابزارهای معتبر و موثق است . برای اطمینان خاطر ، شیوه های متعددی برای کسب داده ها ی کمی و کیفی به کار برده می شوند . شیوه های جمع آوری این اطلاعات عبارتند از :

● مصاحبه های شغلی یا نظارت بر کارکنان در محل کارشان با استفاده از رهیافت های ساختارمند یا بدون ساختار ؛

● مصاحبه فردی با کارکنان در خارج از محل کارشان ؛

● مصاحبه گروهی از کارکنان ؛

● مصاحبه با ناظران و متخصصان فنی ؛

● بهره گیری از پرسش نامه های ساختارمند یا بارز  ؛

● در خواست از کارکنان برای تکمیل گزارش های روزانه کارشان .
تمرکز بر شغل مورد نظر

عاملی که باید مورد تاکید قرار گیرد این است که تحلیل  شغلی نوعاً بر خود شغل متمرکز می شود. با این وجود متصدی شغل مورد نظر نباید نادیده گرفته شود. تمرکز کامل برخود کار نشان می دهد که بعد از تحلیل شغلی ، شغل به  گونه ای ترسیم می شود که بهره وری بهینه تضمین می شود و متصدی شغل به ندرت برای ایفای شغل ضرورت می یابد .

با این وجود این رهیافت مکانیکی ، دو عامل را نادیده می گیرد :

● اول آنکه  متصدی ایده آل ممکن است برای جایگزینی وجود نداشته باشد .

● دوم اینکه تفاوتهای فردی میان اشخاص ، تطابق شغل با نیازهای فردی متصدی را ضرورت  می بخشد .

کاربرد تحلیل شغلی

تحلیل شغلی برای سه هدف مهم در روند استخدامی کاربرد دارد :

● اولاً ، اطلاعاتی برای توصیف شغلی تهیه می نماید . توصیف های شغلی معمولاً مشتمل بر خلاصه ای از سرشت آن شغل و فهرستی از وظایف و مسؤولیت های آن می باشد .

● ثانیاً ، تحلیل شغلی به تهیه مجموعه خصایص شغل مورد نظر کمک می کند. خصایص شغلی، مجموعه مشخصات اساسی برای اجرای موفقیت آمیز آن شغل است . این  خصایص شامل میزان تحصیلات ، تجربیات مرتبط ، سطح مهارت یا خصوصیات جسمانی می باشند . توصیف های شغلی، عموماً به منظور به کارگیری نیروی انسانی استفاده می شوند . تحلیل های شغلی با اشاعه و ترویج اطلاعات صحیح ، تعداد متقاضیان مناسب را نیز افزایش می دهند .

● ثالثاً، هدف دیگرکاربرد تحلیل شغلی  ، توسعه معیار انتخاب ، شاخصه ها و ابزارهای سنجش است .

با انجام تحلیل شغلی، وظایف متصدی شغل استخراج می شود و به صورت فهرست در می آیند . پس از آن مدیر قسمت و کارشناس کار گزینی و ناظر اصلی شخص مورد نظر برای استخدام ، ستون مهارت ها ومعلومات را تکمیل  می نمایند .

بدین صورت تصویر شفافی از کل کار ارائه می شود. بر اساس این اطلاعات ، مدیریت و کارکنان در موضع بهتری برای ساختار دهی به مصاحبه شغلی هستند و همین امر باعث تصمیم گیری کار آمدی برای گزینش می شود ؛ به عبارت دیگر ، با این روش مناسب ترین فرد به  استخدام در می آید.



« ضرورت گزینش قبل از استخدام »

چند مقاله که هر یک با توجه به اهمیت جایگاه گزینش به حذف افراد نالایق و نامناسب قبل از ورود به کار تأکید دارد. توصیه‌هایی به کارفرمایان که با توجه به اعتبار و صداقت کارمندان مانع از به هرز رفتن هزینه‌های هنگفت مادی و معنوی در محیط کار گردند.



گزینش قبل استخدام؛ کشف یک سیب فاسد

بیشتر افرادی که شما استخدام می کنید سرمایه بلند مدتی برای سازمان شما محسوب شده  و باعث سود فراوان و مزیتهای بیشماری می شوند، ولی عده ای نیز ممکن است  باعث دردسر برای سازمان، شرکت، همکاران، خود، مراجعان، سهامداران و جامعه گردند. متاسفانه در تمامی کشورها از افرادی که به استخدام شرکتها در می آیند تعدادی بطور بالقوه صلاحیت لازم را ندارند؛ این گروه ، از افراد نالایق تا  بی مدیریت و بی احتیاط را در بر می گیرد .

کارفرمایان سرمایه گذاریهای سنگینی جهت حفظ و نگهداری ثروت و دارایی هایشان انجام
می دهند ولی اغلب به انداره کافی درخصوص کارمندانی که انتخاب کرده اند، بررسی لازم را انجام نداده  و آنها را مورد آزمون قرار نمی دهند.

درانگلستان %35 از تمامی مردان و %8 از تمامی زنان تا زمان رسیدن به سن 35 سالگی به جرائم کیفری محکوم می شوند که این شامل جرایم رانندگی نمی شود. این در حالی است که تحقیقی که اخیراً‌ مؤسسه Halifax Building Society    انجام داده است، آشکار می سازد که %70 درصد مردمی که مورد سوال قرار گرفته بودند اظهار داشتند اگر تصور می کردند که می توانند کلاهبرداری کنند و یا از زیر کاری در رفته و فرار کنند، این کار را انجام می دادند . مهم این است که مشخص شود  آیا کسی از این گروه باعث تهدیدی برای سازمان شما شده است یا خیر ؟

بیشتر مردم فرض می کنند که یک محکومیت کیفری ( مهم نیست که تا چه اندازه شدید یا خفیف باشد ) می بایست فرد را از استخدام در یک موسسه یا شرکت بازدارد و این ممکن است که یک دعوای حقوقی هم نباشد . حقیقت این است که درصد خاصی از جنایتهایی که به صورت زیرکانه انجام می شود و موفق نیز هست، ممکن است هرگز به محکومیت منجر نشود ولی با یک بررسی و آزمایش زیرکانه می توان آن را آشکار ساخت. در خصوص فساد نیز %70 کسانی که مورد سوال واقع شده اند اظهار داشته اند که اگر فکر می کردند که می توانند از تقلب و فریبکاری فرار کنند، این کار را انجام می دادند و تعداد زیادی از این گروه هرگز فرصت نیافته اند و مهارت این کار را ندارند تا یک عملیات کلاهبرداری موفق را طراحی کنند وحتی اگر فرصت داشته باشند نمی توانند این کار را به انجام برسانند . آزمون و آزمایش یک فرایند دائمی است و بهره گیری درست از آن باعث محدود شدن فرصتها و رفتارهای جنایی توسط فرد خواهد شد.

تأیید صداقت افراد، قبل از تصدی یک موقعیت شغلی ضروری است.ما امیدواریم که این مقاله جهت ارزیابی روند استخدامی و بهبود این فرایند برای شناسایی و بیرون کشیدن سیب فاسد از میان دیگر سیبها (فرد ناشایست وشناسایی او ) به شما کمک کند زیرا یک سیب فاسد می تواند کلیه سیبها را فاسد کند .

این طبیعت انسان است که بهترین موقعیت ممکن را برای خود بخواهد. تحویل یک فرم در خواست کار که در آن کاستی های ما  برجسته ونمایان می گردد و در خصوص  ویژگیها وصلاحیت های ما چیزی را نشان نمی دهد، هیچ سودی برای ما نخواهد داشت. شواهد نشان می دهد که %70 سوابق شغلی ارائه شده بطور آگاهانه و عمدی فریبکارانه هستند. چنین افرادی که قصد فریب دارند، ارائه سابقه شغلی جعلی را بعنوان ابزاری جهت معرفی آنها به مصاحبه می دانند، اما زمانیکه این روند آغاز می شود آنها مجبور خواهند شد برای استخدام به فریب کاری خود ادامه دهند که این خود اولین قدم انحراف از اطمینان محسوب می شود .

اخیرا یک شرکت سهامی عام با مسئولیت محدود در انگلستان (plc ) به مؤسسه ماگزیما دستور داده بود تا در مورد سوءظن هایی که به مدیر بخش (Board director  ) در خصوص افترا زدن به کارمندان ، لاف زدن و تهدید کارمندان و انحراف در شغل داشته است، تحقیق و تفحص نماید. در نهایت ثابت شد که از تمامی این فساد و گسیختگی ها در زمان بکارگیری مدیر مربوطه که در آن زمان یک شخص غیر مسئول و فاقد صلاحیت در تصدی امر مدیریت بوده است، می توانست جلوگیری بعمل آید. این کار به همان اندازه که عملکرد وی بعد از تصدی پست مدیریت خسارت وارد کرده است، اعتبار شرکت را نیز زیر سوال برده است . آیا شرکت وی را بصورت جدی مورد آزمون قرار داده بود تا از این طریق از خسارات و زیانهای بعدی جلوگیری بعمل آورد؟ گزینش اولیه و دقیق مدیر، پیشینه وی را آشکار می ساخت و موجب جلوگیری از عواقب منفی بعدی می شد و همچنین اعتبار شرکت را حفظ می نمود .

جهت کاهش چنین خطراتی برای کارفرمایان، می بایست اعتبار ، صداقت و همچنین وجدان کاری کارکنان جدید، با گزینش قبل از استخدام، مورد تحقیق و بررسی قرار گیرد. عدم انجام  این کار بسیار مضر و خطرناک خواهد بود.

با توجه به اینکه استخدام و عدم استخدام یک فرد با مکانیزم گزینش چیزی بین 5000 تا یک میلیون پوند هزینه در بردارد، ولی در نهایت این کار باعث صرفه جویی و پس انداز خواهد شد . چراکه در صورت یک کلاهبرداری توسط کارمند متقلب هزینه ها چند برابر خواهد شد . در سالهای اخیر مواردی با تاریخچه کامل و بصورت مستند ذکر گردیده است که نشان دهنده ضرورت گزینش قبل از استخدام می باشد .

در مورد قضیه بانک  "با رینگ" که مستند می باشد زمانیکه درخواست کار آقای نیکولاس لیسون توسط انجمن امنیت و آیندگان ( SECURITIES AND FUTURES ASSOCIATION ) رد شد، مدیر وقت می دانست که وی فرد صادق و درستکای نمی باشد. این بر این پایه استوار بود که او تعمدا به دادگاه منطقه که بر علیه او بخاطر بدهی وصول نشدنی او رای صادر کرده بود، دروغ گفته بود. عکس العمل بانک این بود که درخواست را پس گرفته و یک ماه بعد او را به سنگاپور منتقل نماید. در سال 1992 لیسون از شرکت SIMEX درخواست نمود تا بعنوان شریک تجاری پذیرفته شود ولی یکبار دیگر لیسون سابقه خودش را در خصوص بدهی و صول نشدنی و محکومیتش در این خصوص کتمان نمود و آشکار نساخت و سابقه و تاریخچه خود در انجمن SFA  را نیز رو نکرد . اگر بانک به چنین هشدارهایی در مارس 1992 توجه می نمود و بطور موثر عمل می کرد ممکن بود که 480000000 پوند پس انداز داشته و هنوز به فعالیت خود ادامه می داد.

در این مورد و دیگر موارد اگر در خصوص صداقت فرد تحقیق کافی صورت می گرفت باعث بدبختی و فلاکت نمی شد و مشکلات بعدی پیش نمی آمد.

تعدادی علائم هشدار دهنده برای کارفرمایان وجود دارد تا زمانی که قصد بکارگیری نیروی جدید را دارند به آن توجه نمایند. این کارها شامل موارد زیر می شود ؛ بررسی و اطمینان از نداشتن بدهی غیر قابل وصول توسط متقاضی و اینکه وی از نظر شغلی و تربیتی متظاهرنباشد و هم چنین ابهامی در پیشینه شغلی وی، به نحوی که منجر به پنهان کردن ضعفهای شغلی گردد و یا اطلاعات غیر واقع در فرم درخواست شغل، وجود نداشته باشد.در خلال فرایند استخدامی و زمانی که فهرست منتخب افراد مصاحبه شده آماده گردید، اطمینان حاصل کنید که از تمامی آنها خواسته شده تا کپی مدارک تحصیلی و گواهینامه های کاری را بهمراه خود بیاورند . این کار باعث می شود تا متقاضیانی که ممکن است در اثبات صلاحیت هایشان تقلب کرده باشند از استخدام بازدارد .انجام مصاحبه هم چنین فرصت خوبی است تا متقاضیان بتوانند تاریخچه شغلی خود را مرور کرده که این شامل ایفای نقشهای مختلف و ارتباط با همکاران و همقطاران سابق وی می شود .بطور معمول سازمانها تنها سوابق شغلی متقاضیان را در هنگام استخدام بررسی می کنند و بر روند کاری و پیشرفت آنها بعد از استخدام نظارت نمی کنند. در مورد نیکولاس لیسون اگرBarings  یک مرور سالیانه در مورد شخص مورد نظر و همچنین تقلبهایی که وی انجام می داد، داشت یا  سابقه او در خصوص بدهی وصول نشدنی ، مستی و خشونت را مورد بررسی قرار می داد، این امر موجب به صدا درآمدن زنگ خطر برای آنها می شد .

بعد از بکارگیری نیروی جدید ، مدیران ارشد باید به نظارت خود ادامه داده تا مطمئن شوند که سازمان با یک حادثه غیر مترقبه و ناخوشایند مواجه نشده است . این ممکن است در هر جائی و در بسیاری از سازمانهای غیر محتمل نیز اتفاق بیفتد . در می 1995 جرم  “آنتونی ویلیامز” در خصوص دزدی  5 میلیون پوندی از حساب بانکی پلیس متروپل کشف گردید .آقای ویلیامز یک کارمندی بود که مدت طولانی در اداره پلیس کار می کرد و در بانک تا مقام مدیر مالی با اختیار دخالت در پرداخت چکهای با ارزش بالا پیش رفت. علائم بیشتری نیز وجود دارند که در خصوص مشکلات بالقوه نیروی کار به کارفرمایان هشدار می دهد .

مدیران ارشد می بایست برای یافتن سیب های فاسد ]افراد نالایق [ و شناسایی کارمندانی که با هزینه معمولی درآمد زیادی دارند و جهت پاسخ  به برخی سؤالات خاص رغبتی از خود نشان نمی دهند و نیز غیبتهای غیر موجه در محیط کار دارند و بیش از اندازه مرموز هستند یا سابقه بدی در خصوص حفظ اسناد مهم دارند و در این زمینه مشکل زا هستند و همچنین در مورد کارمندانی که بعد از ساعات  اداری به سوابق و سیستمهای کامپیوتری اداره دسترسی دارند، از طریق فرایند نظارت اقدام لازم بعمل آورند . اینها علائم هشدار دهنده ای هستند که مدیران ارشد می بایست از آنها آگاهی داشته باشند .

ممکن است مزیتهای نظارت شغلی و قبل از استخدام آشکار باشد ولی بعضی از مدیران نیازمند       متقاعد شدن در این خصوص هستند. از اینرو لازم است تا سازمانها این توانایی را داشته باشند تا بهترین متقاضی را انتخاب کرده و قادر باشند تا کسانی را برگزینند که بیشترین رفتارهای مثبت را داشته و بیشترین اطلاع را از سابقه شخصیتی و شغلی شان در دست داشته باشند . اهداف برنامه گزینش قبل از استخدام  می بایست شامل موارد ذیل باشد :

ـ بکارگیری بهترین نیروها

ـ تأیید و تصدیق پیشینه شغلی وی

ـ‌جلوگیری از انتخاب کاندیداهای ناشایست

ـ پذیرفتن خواسته های قانونی و اجرای قواعد و مقررات

ـ‌توجه به اجرای برنامه های مشابه برای سایر اقشار مانند مشتریان ، عرضه کنندگان ، دلالان و کارگزارانی که اطمینان و اعتماد به آنها ضروری می باشد .به همین ترتیب ضروری است تا مدیر سریعاً هشدارهای لازم را در مواقعی که کارمندان کلیدی در حال برنامه ریزی جهت خرابکاری هستند بدست آورد و از اولین هشدار و علامت پی به موضوع ببرد ویا زمانی که این گونه افراد درحال انجام کاری هستند که با منافع سایر کارکنان در تعارض می باشد و یا می تواند برکارفرما تأثیر منفی داشته باشد و یا توازن موجود را بهم بزند، باید اقدام لازم صورت پذیرد .نتایج روند ناکافی آزمون و بررسی افراد و متقاضیان می تواند مصیبت بار باشد و هر سازمان با تدبیری می بایست فرایند سالم و مؤثری جهت ایجاد و برقراری صداقت در افرادی که ضرورت کارشان به صادق بودن است داشته باشد تا بتواند از ادامه صداقت و درستکاری چنین افرادی استفاده نماید. معمولاً راه حل مناسب این است که یک متخصص در این حوزه مانند ماکزیما را بکار گیرد تا برنامه های مورد نظر را هدایت و مدیریت کند .

هنر این است که در یک محیط با ارزشهای مشترک اطمینان حاصل نمائید که یک بنیاد مناسبی جهت نظارت و کنترل وجود دارد که بوسیله یک مدیریت کارآمد حمایت می شود و این کار قادر است هرگونه خطر و ریسک جمعی را کاهش دهد .



جلوگیری از نمایش ترسناک و مصیبت‌بار

گزینش قبل از استخدام: بخش عمده و حیاتی کار شما



«لس روزن» وکیل مدافع و رئیس شرکت گزینش قبل از استخدام در مورد تصدیق مدارک و منابع گزینش استخدامی (NovatocA) می‌گوید: «شرکت‌های گزینشی در خصوص نمایش مخوف و ترسناکی بحث می‌کنند که می‌تواند در صورتی که یک شرکت به گزینش قبل از استخدام توجهی نکند اتفاق بیفتد.» اینها شامل موارد ذیل می‌باشند:

دادخواهی و دعوای حقوقی توسط کارمندان یا اشخاص ثالث

ناآرامی‌های محل کار

کارمندان فاقد صلاحیت

از دست دادن کسب و کار مشتریان

سرقت، اختلاس یا خسارات وارد شدن به دارایی

عدم مراقبت و نگاهداری که ناشی از سهل‌انگاری در بکارگیری نیرو  باشد

مشکلات ناشی از مزاحمت‌های جنسی

زیان‌های مالی

ادعاها و مطالبات متقلبانه

زمان تلف شده در روند بکارگیری، استخدام و آموزش نیروی جدید



بکارگیری نیرو و گزینش قبل از استخدام

«لس روزن» به چالش‌های خاصی که در روند بکارگیری نیروی جدید وجود دارد اشاره می‌کند.«بسیاری از شرکت‌هایی که در زمینه انتخاب کارمند و بکارگیری نیروی جدید فعال هستند، جهت امتحان وآزمایش افراد به دو دلیل از خود تمایل نشان نمی‌دهند. اولاً در یک محیط رقابتی که وجود دارد و سود کمی عاید آنها می‌شود، نمی‌خواهند که برای (امتحان و آزمایش افراد) متحمل هزینه‌ای شوند. ثانیاً زمان در این خصوص برای آنها مهم است. شرکت‌های مذکور می‌خواهند تا هر چه سریع‌تر کاریابی به انجام رسیده و این روند به پایان برسد. اگر آنها مجبور باشند برای یک سابقه کیفری صبر کنند، متقاضیان خود را که به این امور و پیشینه شخصی علاقه‌ای ندارند از دست می‌دهند و یا ممکن است آنها موقعیت و موفقیت  باارزش جهت بکارگیری نیرو و کاریابی را از دست بدهند. به این دلایل بسیاری از شرکت‌هایی که در زمینه کاریابی فعال هستند فقط زمانی که مشتریان آنها درخواست می‌کنند عمل گزینش را انجام می‌دهند.»بر طبق نظر «لیس روزن» این کار یک اشتباه است: «شرکت‌هایی که گزینش نمی‌کنند در واقع بازی رولت را با آینده خود انجام می‌دهند».«روزن» ادامه می‌دهد: «بدترین فاجعه برای یک شرکت کاریابی فعال، این است که یک کارگر موقت و یا یک متقاضی با سابقه کیفری را جهت تصدی یک شغل دائمی بکار گیرد. اگر این شخص به همکار خود یا یکی از اعضای شرکت صدمه‌ای وارد آورد شرکت مذکور تحت تعقیب قرار خواهند گرفت».طبق قانون کنونی (DueDiligenceLegislation) «زمانی که وکیل مدافع فرد صدمه دیده، این بحث را مطرح می‌کند، اگر شرکت مذکور در زمینه کاریابی فعالیت کرده و چندین دلار جهت شناسایی فردی که قصد بکارگیری او را داشته خرج می‌کرد، عمل جنایی اتفاق نمی‌افتاد. در غیر این صورت شرکت مورد نظر جایی برای دفاع قانونی از خود نخواهد داشت. متأسفانه قبل از وقوع چنین مصیبت‌هایی برای شرکت‌های مذکور فقط زمان برای آنها مهم است و به عواقب چنین کاری توجه ای ندارند. باید دقت داشت که از نظر آماری تقریباً%10 از تمامی متقاضیان شغل دارای سابقه کیفری می‌باشند که بر تصمیمات شغلی آنها نیز اثرگذار می‌باشد.»روزن می‌گوید: در یک سناریو و در بدترین حالت آن یک حادثه مصیبت‌بار می‌تواند باعث از دست رفتن یک شرکت شود «شرکت‌های کاریابی وجود دارند که عمر آنها چندان طول نمی‌کشد زیرا برای مردم و مؤسسات، کارمند مورد نظرشان را با قول و تعهد سالم بودن و واجد شرایط بودن و فاقد هرگونه پیشینه کیفری معرفی می‌کند در حالی که این اشخاص دارای سابقه کیفری بوده و مجدداً در محل کار خود نیز همان جرائم کیفری را تکرار می‌کنند که این منجر به دعوای حقوقی مصیبت‌باری برای این شرکت‌ها می‌شود.»
مزیت‌های گزینش

دلایل بیشماری برای گزینش وجود دارد و مزیت‌های زیادی دربر دارد. بر طبق نظر کارشناسانی که ما با آنها صحبت کردیم کارفرمایان نوعاً به چهار دلیل خود را در فرایند گزینش قبل از استخدام درگیر می‌سازند: (نکته: موارد ذیل از نوشته‌های منابع گزینش قبل از استخدام در خصوص زمینه‌های گزینش می‌باشد)1- متقاضیانی که مسأله‌دار می‌باشند تشویق می‌شوند تا خود را از کاندیدا شدن جهت تصدی شغل مورد نظر کنار بکشند. در این حالت تنها با داشتن یک برنامه گزینشی، متقاضیانی را که دارای سوابق کیفری و یا مدارک غیرمعتبر می‌باشند ترغیب به کناره‌گیری می‌کنند.2- جهت حذف ابهامات موجود در فرایند استخدام و بکارگیری نیرو. بسیاری از کارفرمایان یاد گرفته‌اند تنها اتکا کردن به قوه درک و فهم کافی نمی‌باشد.3- جهت نشان دادن جدیت و پشتکار لازم. بسیاری از کارفرمایان یک نوع وظیفه و تکلیف عقلایی در مورد توجه جدی به فرایند گزینش و بکار گیری نیرو برای خود قائلند.4- نه تنها برای ناامید کردن متقاضیان فاقد صلاحیت بلکه به مقدار تشویق متقاضیان واجد شرایط، این کار باعث صداقت و درستکاری در تقاضای فرد و مصاحبه‌ای که از او بعمل می‌آید می‌شود. کارفرمایان می‌دانند که داشتن یک برنامه جهت بررسی و تحقیق در پیشینه افراد باعث می‌شود تا متقاضیان در تقاضاهای خود به منظور همکاری و پاسخگویی در زمینه سوابق خودشان، از خود آمادگی لازم را نشان دهند.



خدمات ارائه شده

شرکت‌هایی که ما با آنها صحبت می‌کنیم منابع معتبری جهت ارائه به شرکت‌هایی که قصد اجرای یک برنامه گزینشی را دارند تهیه می‌کنند.روزن می‌گوید؛ «شرکت‌هایی که در زمینه بررسی سوابق و پیشینه افراد تحقیق می‌کنند بطور خاصی در زمینه‌هایی همچون بررسی سابقه کیفری در دادگاه ناحیه‌ای و دادگاه جنایی فدرال سوابق شخص در خصوص جرایم رانندگی، گزارش وضعیت مالی، شماره امنیت اجتماعی، تأیید و تصدیق سوابق آموزشی، بررسی و تصدیق منابع استخدامی، سوابق کارگران در خصوص نحوه جبران خسارات بعمل آمده توسط آنها (بر طبق قانون و مقررات ADA) و سوابق قضائی مربوط به آن، بررسی حقوق مربوط به رهن و ورشکستگی تحقیق کرده و می‌دهند.»

چه مواردی مطابق قانون و مقررات می‌باشد؟

برای بیشتر شرکت‌هایی که با دولت کار نمی‌کنند قانون (DueDiligence) بهترین قانون قابل اجرا می‌باشد. روزن می‌گوید «قانون اولیه‌ای که (برای کارفرمایان) جاذبه بیشتری دارد Duediligence می‌باشد. هر کارفرمایی نسبت به شخصی که به استخدام خود درمی‌آورد یک نوع حساسیت معقولانه‌ای دارد و به وی توجه خاص دارد ولی زمانی که کارفرما بداند که آن فرد با کارخودش خطری برای شخص ثالث یا همکارانش ایجاد می‌کند این حس وظیفه و توجه به آن شخص در نزد کارفرما کاهش پیدا کرده و سست می‌شود. با یک تحقیق و بررسی در زمینه سوابق شخص توسط یک شرکت کاریابی، نشان می‌دهد که اقدامات عاقلانه و منطقی در زمینه اطمینان از سالم بودن یک فردی که قرار است استخدام شود برداشته شده است.»

قانون اصلی که به گزینش سوابق و پیشینه افراد مربوط می شود قانون (FCRA) Fair credit Reporting Act می‌باشد. برطبق این قانون زمانی که یک کارفرما از یک شرکتی که در زمینه بررسی سوابق افراد فعالیت می‌کند جهت ارائه گزارش استفاده می‌کند می‌بایست اقداماتی را انجام دهد.کارفرما می‌بایست به روشنی در یک سند جداگانه برای متقاضی آشکار سازد که چنین گزارشی تهیه خواهد شد اعلام چنین کاری نمی‌تواند به وسیله درج در تقاضانامه صورت گیرد.ارائه یک مجوز توسط متقاضی قبل از بررسی سوابق وی مانند محکومیت‌های کیفری یا موارد و پرونده‌های در حال بررسی، جرائم رانندگی، گزارش مالی و اعتباری و تأیید و تصدیق مدارک آموزشی لازم و ضروری می‌باشد.ارائه یک اعلامیه اضافی نیز به شخص مورد نظر، زمانی که شرکت مربوطه منابع تحقیقاتی مانند سؤال از کارفرمایان سابق در خصوص انجام وظایف شغلی وی را بررسی می‌کند لازم و ضروری است.اگر کارفرما قصد دارد تا براساس اطلاعات مندرج در گزارش تهیه شده استخدام فرد را رد کند، متقاضی و فرد مورد نظر می‌بایست یک برگ کپی از گزارش مذکور، یک یادداشت در مورد حقوق قانونی خود از شرکت دریافت دارد.اگر یک متقاضی معتقد باشد که اطلاعات مربوطه (یا محتوای تحقیقات) غلط است، وی .می‌تواند این مطلب را به شرکت گزینشی اعلام نماید لس روزن می‌گوید: «برای یک متقاضی شغل، صداقت بهترین سیاست است. گاهی اطلاعات منفی و توضیح آن در یک مصاحبه اگر بطور صادقانه ابراز شود ممکن است تأثیری در استخدام فرد نداشته باشد.»اما به هر دلیل اگر کارفرما آن اطلاعات را از طریق شخص ثالثی کشف کند، عدم صداقت فرد می‌تواند عاملی جهت عدم استخدام وی تلقی گردد.


پرهیز از بکارگیری خطرناک‌ترین شخص (متملق بی‌کفایت)

درج چند دروغ مصلحت‌آمیز در گزارش پیشینه فرد می‌تواند سبب بدست آوردن و یا از دست دادن یک موقعیت شغلی شود. در مواقعی که رقابت جهت کسب شغل شدید باشد موقعیت‌های فراوانی جهت تحریف مدارک و مطالب وجود دارد. تعداد افرادی که جهت بدست آوردن شغل دست به دروغ‌گویی و یا کلاهبرداری می‌زنند زیاد می‌باشند و موقعی که چنین اشخاصی توسط شرکت شما بکار گمارده می‌شوند همین خصایص را در خود داشته و مشکل است تا بتوانند این خصلت‌ها را از خود دور کنند و ممکن است با این ویژگی‌ها زیان‌های زیادی را متوجه شرکت شما سازند. در واقع یک کارمند فریبکار، سهل‌انگار و ناشایست سالیانه میلیون‌ها دلار برای یک شرکت هزینه در بر دارد.گزینش قبل از استخدام یک مرحله تحقیقاتی است که به منظور اطمینان سازمان از وجود شرایط و خصوصیات لازم شخصیتی و شغلی در فردی که قرار است استخدام شود صورت می‌پذیرد. در واقع این مرحله نوعی ارزیابی از توانایی چنین فردی جهت انجام دادن یک وظیفه و شغل خاص می‌باشد که بخشی از فرایند بکارگیری نیروی جدید توسط سازمان قبل از سپردن یک شغل به چنین نیروهایی را دربر می‌گیرد و اینکه یک شخص اصولاً باید استخدام شود یا خیر، مطرح نمی‌باشد.سازمان‌ها جهت برنامه‌ریزی برای گزینش قبل از استخدام می‌بایست مطمئن شوند که برنامه‌های آنها در این راستا منطبق با قانون بوده و با اولویت‌ها و مقررات ویژه دولتی در تضاد نباشد.انتشار فرم‌های استخدامی نقطه آغازی برای گزینش قبل از استخدام بوده که خود بخشی از روند بکارگیری نیروی جدید می‌باشد که این کار می‌بایست به وسیله آگهی‌های استخدامی صورت گیرد. سؤالاتی که در چنین فرم‌هایی مطرح می‌شود باید به گونه‌ای باشد تا کارفرما بتواند تصمیم بگیرد که فرد متقاضی حداقل شرایط لازم جهت استخدام را دارد یا خیر؟ در طرح این گونه پرسش‌ها کارفرما می‌بایست از قانونی بودن آنها اطمینان حاصل نمایند.آسان‌ترین راه جهت اطمینان از اینکه چنین سؤالاتی قانونی و از نظر حقوقی معتبر هستند، این است که اطلاعات درخواست شده در فرم‌ها مربوط به توانایی متقاضی جهت انجام دادن شغل مورد نظر نشان داده شود. موضوعات اولیه‌ای که کارفرمایان می‌بایست از آن اجتناب کنند شامل نژاد، مذهب، جنس، سن، ملیت و وابستگی سیاسی می‌باشد که در برخی شرایط خاص می‌توان موارد استثنائی را در این خصوص لحاظ نمود.سؤالاتی که مربوط به موضوعاتی نظیر تابعیت، محکومیت جنایی و منع مالی و عدم توانایی می‌باشد اگر به شغل مورد نظر ارتباط داشته باشد ممکن است قانونی شناخته شوند. کارفرمایان می‌بایست از حرکت در یک مسیر قانونی در این روند مطمئن باشند و در این راستا عاقلانه است تا سازمان‌ها متقاضیان را از دلایل جمع‌آوری اطلاعات درخواستی آگاه سازند و ازآنها بخواهند تا داوطلبانه و با نظر موافق، اطلاعات مورد نظر را ارائه دهند.بررسی سوابق کاری و شغلی متقاضی و جزئیات آن قدم بعدی در فرایند گزینش قبل از استخدام می‌باشد. شرایط شغلی و علمی می‌تواند در اثبات صلاحیت یا عدم صلاحیت فرد بکار رود. دوران اشتغال فرد در کارها و جاهای مختلف را می‌توان بوسیله کارفرمایان سابق بررسی و استعلام کرد و اطلاعات مورد استفاده جهت تحقیق و بررسی را می‌توان از مدیران و سرپرستان او بدست آورد. بررسی‌های دیگری که ممکن است انجام شود شامل موارد ذیل می‌باشد:

تاریخچه شغلی

سوابق کاری فرد

احراز ورشکستگی

کارهای مدیریتی

ـ بررسی‌های شخصیتی

بررسی اعتبار منابع مورد استفاده

بررسی منابع و پیشینه استخدامی

صلاحیت‌های تأیید شده علمی

تاریخچه کاری مورد تأیید

سمت‌های مورد تأیید شخص

(مرحله پایانی فرایند گزینش قبل از استخدام مصاحبه شغلی می‌باشد. کارفرمایان آینده‌نگر می‌بایست از گردآوری اسناد و مدارک مورد نیاز توسط متقاضی حمایت کنند و محقق می بایست تحقیقات مورد نیاز جهت گزینش را بطور کامل گزارش کند.)سؤالات می‌بایست بطور دقیق طراحی شوند و بطور آشکار مورد بررسی قرار گیرند. اگر یکی از اعضای مصاحبه‌کننده در فنون و تکنیک‌های مصاحبه آموزش دیده باشد و این تکنیک که می‌تواند هر گونه فریب و حیله‌گری توسط متقاضی را برملا سازد، بکار گرفته شود این کار بسیار مفید واقع خواهد شد. «دروغ‌های مصلحت‌آمیز» و ارائه آنها بسیار معمول می‌باشد و ضروری است تا آنها در مرحله مصاحبه کشف و آشکار گردد و در این مرحله از استنتاجات تحقیقات به عمل آمده در مراحل قبلی می‌بایست استفاده کرد.حذف مطالب درخواست شده شکلی از فریبکاری‌هایی است که توسط بسیاری از متقاضیان بکار گرفته می‌شود و آنها مواردی را که ممکن است در عدم صلاحیت آنها برای بدست آوردن شغل، مؤثر واقع شود حذف می‌کنند که این گونه فریبکاری می‌بایست در مرحله گزینش و تحقیقات قبل از استخدام کشف گردد.

گزینش قبل استخدام، سازمان‌ها را جهت شناسایی بهترین فرد در تصدی یک موقعیت شغلی یاری کرده و ممکن است این موضوع را نیز آشکار سازد که آنطوری که شما در خصوص یک فرد و شخص خاص و صلاحیت وی فکر می‌کردید اشتباه بوده است.

گزینش مؤثر قبل از استخدام

در محیط اقتصادی و رقابتی جهان حاضر سازمانها نمی توانند از عهده پی گیری مشکلات کارمندان مانند خشونتهایی که در محل کار ایجاد می شود ازجمله دزدی ، ارائه پیشینه شغلی جعلی ، اختلاس و یا اتهام زدن به دیگران برآیند و بدین سبب کارفرمایان بطور جدی به گزینش قبل از استخدام بعنوان ابزار حیاتی و مهمی جهت جلوگیری از چنین مشکلاتی رو آورده اند .

در عین حال سازمان ها هشیاری بیشتری به خرج می دهند. با وجود فواید آشکار گزینش قبل از استخدام ، مدیریت سازمان از متخصصین منابع انسانی و امنیتی انتظار بازدهی بیشتر با منابع کمتر را دارد. چالشی که متخصصین منابع انسانی و امنیتی با آن مواجه اند، اجرای یک برنامه گزینشی قبل از استخدام با بازدهی بالا می باشد .

چنین برنامه ای چهار هدف دارد: اولاً باید نشان دهد که کارفرما از جدیت و حساسیت خاصی در استخدام افراد برخوردار می باشد. این بدان معنا ست که کارفرما قدمهای منطقی و عقلائی در جهت احراز صلاحیت متقاضی انتخاب میکند که این امر می تواند کارفرما را از سهل انگاری در خصوص بکارگماردن نیروی جدید بازدارد. ثانیاً یک برنامه گزینشی مناسب، اطلاعات مفید و موثری را درباره فرد متقاضی بدست می آورد تا از این طریق نتایجی که از کانال مصاحبه بدست می آید، تکمیل کند . هم چنین این کار ابزار مفیدی جهت احراز صحت پیشینه و تاریخچه شغلی متقاضی بدست می دهد . ثالثاً چنین برنامه ای متقاضیان مسئله دار را ترغیب می کند تا خود را کاندید شغل مورد نظر ننمایند . یک متقاضی با محکومیت جنایی، کمتر تمایل دارد در سازمانی تقاضای شغل بدهد که درمورد پیشینه وی بررسی بعمل می آورد. سرانجام یک برنامه گزینشی موثر، متقاضیان خود را تشویق می کند تا در تکمیل فرمهای تقاضا در خصوص پیشینه شغلی و سوابق از خود صداقت نشان دهند . زمانی که به متقاضیان اعلام می شود که یک نوع تحقیق و بررسی در زمینه سوابق و پیشینه شما وجود دارد خودشان انگیزه کافی جهت آشکار ساختن اطلاعات درخواستی از خود،  نشان می دهند . آنها احساس می کنند که ممکن است این موارد با یک بررسی و تحقیق آشکار گردد .

‏بسیاری از سازمانها برنامه گزینش مورد نظر را بعنوان فرایندی که بعد از انتخاب متقاضی جهت تصدی یک موقعیت شغلی صورت می پذیرد، در نظر می گیرند . در این حالت اسم فرد مورد نظر به بخش امنیت یا منابع انسانی داده می شود تا   گزارشی در خصوص پیشینه شغلی وی تهیه گردد. با توجه به نوع کارفرما این کار یا از طریق یک منبع بیرونی و بوسیله شرکتهایی که این کار را انجام می دهند صورت گرفته و یا از طریق داخلی و توسط خود سازمان انجام می پذیرد . در این نوع برنامه گزینشی تأیید برروی سوابق کیفری و سوابقی است که در دسترس می باشد .

یک برنامه گزینشی مؤثر که خواهان تحقیق در خصوص پیشینه متقاضی است بسیار وسیع تر از بررسی سوابق کیفری فرد بعد از انتخابش جهت تصدی شغل مورد نظر عمل می کند. در واقع یک برنامه گزینشی مؤثر، قبل از دسترسی به سوابق و یا انجام اولین مصاحبه آغاز می گردد. چنین برنامه ای یک تعهد و حساسیت خاصی را جهت انجام صحیح برنامه گزینشی توسط هر کسی که دراین روند درگیر می باشد از  سازمان مربوطه طلب می کند . گزینش کنندگان ، مدیران استخدامی و مصاحبه گنندگان باید بدانند که یک جریان صحیح در خصوص گزینش و بکارگیری نیروی جدید چیزی نیست که بعد از انتخاب فرد جهت تصدی یک شغل صورت پذیرد و این خود قسمتی از مسئولیت آنها
می باشد .

اقدامات بعدی می تواند در مؤثر بودن و کارآیی هرچه بیشتر این روند کارگزار واقع گردد، لیکن تمامی این مراحل می بایست قبل از انتخاب فرد جهت استخدام و قبل از بررسی سوابق و پیشینه وی صورت پذیرد. این کار وقت و پول کمی را در مقایسه با سودی که بدست می آورند عاید شرکت خواهد  ساخت .

این 9 قدمی که در ادامه خواهد آمد بر دو عامل مهم تکیه دارند: اولاً آنها بصورت متنوع و گوناگون و جدا از هم بوده ولی در نهایت با هم وجوه مشترکی داشته و با یکدیگر وابستگی دارند و از راههای مختلفی به اهداف مورد نظر می رسند. ثانیاً لازم است تا سازمان وظیفه خود را در قبال بکارگیری نیروهای مناسب در این فرایند از همان ابتدای کار ، یعنی درج آگهی استخدام در روزنامه بخوبی انجام دهد .

این 9 قدم عبارتند از :

1ـ  اطلاعیه های استخدامی مانند آگهی هایی که در روزنامه ها درج می گردد و می بایست بطور واضح خواسته های سازمان را نشان دهد . این امر سبب می شود تا متقاضیانی که مشکل و سوء سابقه دارند، حذف شوند زیرا در زمانی که بطور آشکارا در روزنامه به اطلاع عموم رسانده می شود که جهت استخدام، گزینش انجام خواهد شد چنین افرادی داوطلب نخواهند شد . کارفرمایانی که متقاضیان با صلاحیت را پیدا می کنند، به انجام گزینش از طریق شرکتهایی که در این خصوص فعال هستند، راغب نمی باشند. کارمندان نیز مانند کارفرمایان دوست دارند در یک محیط سالم با مردمی صالح و صادق کار کنند .

2ـ تمامی متقاضیان می بایست موافقتنامه و رضایتنامه ای جهت تحقیق در خصوص سوابق خود امضاء نمایند که این امر شامل توافق و رضایت وی جهت بررسی سوابق کیفری هنگام تحویل فرم تقاضانامه نیز می باشد. این امر دو کاربرد مهم در فرایند گزینش قبل از استخدام انجام می دهد: اول اینکه برای متقاضی روشن می شود که سوابق کیفری وی مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در این صورت متقاضی اگر دارای سابقه کیفری باشد از سازمان دیگری که در این زمینه تحقیق و بررسی انجام نمی دهد تقاضای شغل می نمایدو دوم اینکه بعضی از اشخاص بطور ارادی ممکن است  مشکلی را که به آن دچار می باشند آشکار سازند یعنی در مواقعی که یک عمل جنایی ضعیف که به شغل مورد  درخواست، ارتباطی ندارد مرتکب شده اند، ممکن است توسط خود متقاضی آشکار گردد .

سازمانهایی وجود دارند که از فرمهای استخدامی استفاده نمی کنند، ولی استخدام شخص منوط به بررسی سوابق و پیشینه وی می باشد. در این حالت سازمان می تواند یک فرم تکمیلی تهیه نموده تا متقاضی آن را تکمیل و امضاء نماید. بعضی از سازمانهاورقه ضمیمه ای در فرم درخواست استخدام آنها موجود بوده که در آن از متقاضیان درخواست می شود تا اگر در خصوص برنامه گزینشی نگرانی دارند در آن درج نمایند. این کار ابزار خوبی جهت جلب توجه متقاضیان به این امر می باشد که در زمینه پیشینه و سوابق آنها بررسی و تحقیق خواهد شد و این کار جزئی از فرایند استخدامی آنها می باشد

3ـ اضافه نمودن یک زبان در موافقتنامه که به عرضه سوابق و پیشینه شخص از کشورهای خارجی مربوط می شود . انجام برنامه های گزینشی و بررسی سوابق کیفری افراد در کشورهای خارجی بسیار مشکل و پرهزینه می باشد و در بسیاری از موارد امکان پذیر نمی باشد . یک شیوه و روش خاص این است که یک زبان مخصوص و ویژه به فرم مربوط به سابقه و پیشینه فرد اضافه شود که این اجازه را به سازمان می دهند تا سوابق کیفری فرد را از طریق مقامات قضایی سایر کشورها پی گیری و بررسی نمایند . این امر ممکن است باعث شود تا متقاضیان خارج از کشور، یا خودشان این سوابق را آشکار سازند و یا از طرق دیگری بررسی گردد .

4ـ  در فرم تقاضانامه و یا مصاحبه هایی که از متقاضیان بعمل می آید اگر موردی از سابقه کیفری بدست آمد، باید مستقیما از آنها سؤال شود . بسیار مهم و حیاتی است که از متقاضیانی با سابقه کیفری و دارای نوعی محکومیت بطور مستقیم سؤال و  پرس و جو شود . بهتر این است که زمان در فرم استخدامی قید گردد . در خلال مصاحبه های استخدامی بخشی از سؤالات استاندارد باید به این ترتیب طرح گردد "اگر ما از طریق دادگاه بررسی نمائیم آیا می توانیم موردی از محکومیت جنایی و یا هرنوع محکومیت دیگری بدست آوریم یا نه ؟" .

در سؤالاتی که راجع به سوابق کیفری فرد طرح می گردد می بایست موارد ذیل را در نظر داشت :

الف _ همیشه گسترده ترین سؤالی که طبق قانون اجازه داده می شود می بایست در نظر گرفت . بعضی از کارفرمایان این تلقی اشتباه را دارند که تنها می توان در خصوص سوابق کیفری فرد سؤال کرد، در صورتیکه محکومیت جنایی می تواند جنایتهای مهمتر و جدی تری را آشکار سازد که می بایست شامل چیزی شود که قانون دولتی اجازه داده است .

ب _ کارفرمایان می بایست سؤالاتی را طرح نمایند تا اطلاعاتی راجع به دستگیری هایی که به محکومیت منجر نشده است بدست آورند . کارفرمایان عموماً در خصوص موارد در دست بررسی و رسیدگی و یا محکومیتها با محدودیتهایی روبرو می باشند .

ج _ از متقاضیان سؤال شود تا هرگونه محکومیت و یا موارد در حال رسیدگی در این خصوص را توضیح داده و وضعیت خود را شرح دهند . این کار به کارفرمایان اجازه می دهد تا پرونده دادگاه را بررسی و به صحت و سقم موارد ارائه شده از سوی متقاضی پی ببرند . هم چنین می بایست در خصوص محل و موقعیت دقیق بررسیها این موارد سؤال شده تا بتوان از این طریق آشکار نمود که کدام دادگاه در حال رسیدگی به این موارد می باشد .

د_ در مورد اطلاعات درخواستی و یا مواردی که از طرق گوناگون بدست آمده است می بایست اولویتها و قوانین مربوطه تطبیق داده شود برای مثال (( این سازمان نمی تواند هر شخصی را که دارای یک نوع محکومیت جنایی می باشد از شغلی محروم کند. سازمان می بایست به طبیعت و شرایط جرم و اینکه جرم به وظایفی که قرار است به فرد محول شود ارتباط دارد یا نه، توجه کند .))

5ـ تقاضانامه استخدامی باید بطور آشکار این مطلب را برساند که هرگونه ارائه اطلاعات غلط و یا حذف موارد درخواستی باعث رد صلاحیت فرد در استخدام گردیده و یا اگر فرایند استخدامی شروع شده باشد باعث توقف این جریان خواهد گردید و زمان کشف این گونه اطلاعات غلط مهم نمی باشد . این نیز قسمت دیگری از یک برنامه گزینشی مؤثر است که کارفرمایان توجه داشته باشند که نمی توانند بدون توجه به عوامل شخصی درخواست استخدامی یک فرد را بخاطر محکومیت کیفری وی رد کنند ولی اگر یک فرد در فرم خواست، محکومیت کیفری خود را کتمان نموده باشد ضعف در  صداقت وی دلیل معتبری برای رد صلاحیت او بحساب می آید . لازم است یک متقاضی بداند که فریبکاری بدون توجه به زمان آشکار شدن آن می تواند موجب قطع فرایند استخدامی او تلقی گردد .

6ـ اگر سوابق متقاضی تا زمان آغاز تصدی موقعیت شغلی، کامل نباشد به متقاضی یادآوری شود که هر کاری در خصوص سوابق و پیشینه وی، بر طبق اطلاعات واصله کنترل خواهد شد . در بعضی از مواقع استخدام قبل از تکمیل سوابق فرد صورت می گیرد در این حالت ضروری است تا به فرد اطلاع داده شود که استخدام وی مشروط به دریافت گزارش سوابق وی توسط کارفرما می باشد . هم چنین لازم است به وی یادآوری شود که رضایت کارفرما از گزارشهای مذکور، اصولی است به طوری که فرد نتواند روی این مسأله که گزارش مذکور رضایت آمیز است یا خیر بحث و جدل نماید .

7ـ منابع استخدامی سابق فرد را باید بررسی کرد . بررسی چنین منابعی قسمت حیاتی فرایند گزینش می باشد. در واقع این کار به اندازه بررسی سوابق کیفری متقاضی ارزش دارد، دفاع از یک کارفرما که جهت سهل انگاری در بررسی سوابق داوطلب و تاریخچه استخدامی او برعلیه وی اقامه دعوی شده است، اگر غیر ممکن نباشد بسیار مشکل خواهد بود . حتی اگر کارفرمایان سابق متقاضی اطلاعات ارائه شده را به تاریخ شروع و پایان کار وی محدود کند باز این خود ارزشمند خواهد بود.

هدف اولیه این است که مکانهایی که فرد متقاضی در 5 تا 7 ساله گذشته کار می کرده بررسی و مطمئن شود که هیچ گونه ابهامی در این فرایند وجود ندارد، با آگاهی از اینکه متقاضی سابقا در کجاها  کار می کرده امکان اینکه او در این دوران در بازداشت بوده ویا عمل جنایی انجام داده است را کاهش می دهد .

این کار کمک شایانی در خصوص چگونگی سوابق کیفری فرد به کارفرما می کند زیرا چنین امکانی جهت بررسی سوابق کیفری متقاضی برای بسیاری از کارفرمایان وجود ندارد. کارفرمایان تنها می توانند سوابق کیفری فرد را از طریق دادگاههای ویژه و اختصاصی بدست آورند، در حالی که بیش از 10000 دادگاه ویژه و اختصاصی در آمریکا وجود دارد. این مهم است که کارفرما بداند مراحل بررسی و تحقیق را از کجا آغاز و عمل نماید .

البته وجود استخدام دائم فرد در سالهای گذشته دلیلی بر فقدان سابقه کیفری وی نخواهد بود . بعضی از قضاوتها اجازه  می دهد که حکم زندان برای فرد در پایان هفته اجرا گردد و یا از طریق یک برنامه بلند مدت این کار صورت گرفته ودر ساعات کاری آزاد باشند . بهر صورت زمانیکه این کار بهمراه دیگر اقدامات انجام پذیرد قسمت مهمی از برنامه گزینشی را در بر می گیرد .

8ـ بدست آوردن لیستی از آدرسهای سابق متقاضی . قدم مهم دیگر این است که لیستی از تمامی  آدرسهای فرد در طی هفت سال گذشته بعلاوه  زمانهای تقریبی آن تهیه گردد . این کار نه تنها باعث می شود که متقاضی به جدیت شرکت در امر گزینش پی ببرد، بلکه به کارفرما در خصوص اینکه کدام دادگاه صلاحیت دارد تا در مورد سوابق کیفری فرد از آن تحقیق بعمل آورد، کمک میکند .

9ـ اضافه نمودن گزینشهای آینده در موافقتنامه . هر فرم مراجعه به رضایتنامه می بایست شامل زبانی گردد که بوسیله آن تحقیقات و بررسی ها در خصوص سوابق وی، در آینده، جهت دستیابی به اهداف ، ارتقاء یا ارزیابی دوباره فرد اجازه داده می شود، مگر اینکه بنحو دیگری این کار باطل و فسخ نشده باشد . این کار سه هدف مهم را دنبال خواهد نمود: اولاً باعث تقویت این ذهنیت می گردد که کارفرما در نگهداری و حفظ یک محیط سالم کاری جدی است و یک کارمند در آینده نیز زیر نظر خواهد بود . ثانیاً این کار تحقیقات آینده جهت دزدی ، آشوب ، اذیت و آزار و یا سایر مشکلات را هموار خواهد ساخت و سرانجام اینکه زبان بدلیل قانون جدید استخدامی مهم و حیاتی می باشد. البته این قانون دولت فدرال است که بر گزینش قبل از استخدام بوسیله آژانسهای خارجی تأکید دارد . چنین کاری باعث می شود تا کارفرما بتواند در آینده از سرویسهای خارجی جهت هدایت و رهبری بررسی ها و تحقیقات آتی در صورت بوجود آمدن مسائل محیط کار، استفاده نمایند .

علاوه بر این 9 اقدام ؛ کارفرما می بایست بررسی های اضافی جهت انجام صحیح برنامه را به انجام رساند. مهمترین آنها تحقیقات دادگاهی جهت بررسی سوابق کیفری است . اینها تحقیقات و بررسی های دیگری است که می تواند علاوه بر موارد ذکر شده صورت پذیرد . بهر جهت چنین قدمهایی که می بایست قبل از استخدام فرد برداشته شود بشدت مؤثر بودن یک برنامه گزینشی را افزایش خواهد داد . این اقدامات می تواند این مزیت را داشته باشد که در ارتقاء سلامتی محل کار با هزینه های کمی، مؤثر واقع گردد . با وارد کردن هر کسی در فرایند استخدامی  مذکور سازمانها می توانند برنامه های گزینشی خود را بشدت بهبود بخشند .



« نمونه‌ها »

چند مؤسسه و شرکت که به دلیل اهمیت گزینش قبل از استخدام و برآوردهایی در زمینه سود و زیان، بررسی‌های مختلف را پیش از جذب کارکنان به عمل آورند.



الف ـ مؤسسه بین‌المللی جک. اِل هایس

«سیزدهمین گزارش سرقت خُرد خُرد سالیانه در سال 2001»

برای ارزیابی بیشتر در خصوص میزان سرقت کارکنان، مؤسسه بین‌المللی هایس به صورت اتفاقی، 000/20 آزمون موثق را پیش از استخدام از طریق پرسش‌‌نامه‌های ارزیابی متقاضی تحلیل نمود تا عملکرد متقاضیان کار در سال 2000 را در سطح ملی برآورد نماید.از بین 000/20 متقاضی کار، با توجه به معیار پذیرش اشتباهات رفتاری، 10859 نفر (3/54%) با عنوان «با خطر پایین» و 5108 نفر (5/25%) با عنوان «با خطر بالا» طبقه‌بندی شدند. در هنگام مقایسه اعترافات متقاضیان «با خطر بالا» و متقاضیان «با خطر پایین» این نکته آشکار می‌شود که چرا به برخی از متقاضیان به عنوان مخاطره استخدامی، نگریسته می‌شود. برای مثال، فقره‌های متعددی از پرسش‌نامه‌های ارزیابی متقاضیان و درصد اعتراف متقاضیان «با خطر بالا» و «با خطر پایین» در زیر فهرست شده است.

باخطر بالا  - با خطر پایین من با همکارانی که به دزدی کالا از شرکت اعتراف کرده‌اند به صورت متناوب همکاری داشته‌ام   4/25%   9/6%

من فرد مورد اعتماد نیستم و ممکن است اقدام به دزدی یا تقلب نمایم.    1/13%    7/1%

ممکن است من به دزدی از کارفرمایم وسوسه شوم.  30%     2/8%

ممکن است من به دوستانم در سرقت از شرکت کمک کنم.  6/19%        9/1%

من طی 3 سال گذشته پول دزدیده‌ام. 1/17%    5/4%

من طی 3 سال گذشته کالا دزدیده‌ام.  2/12%    5/3%

ممکن است در آینده من مواد مخدر غیرقانونی / ماریجوانا استعمال کنم.    5/24%     7/5%

من در گذشته ماریجوانا مواد مخدر غیرقانونی فروخته‌ام.            8/3%          7/0%

اعتراف به دزدی در گذشته در گروه 5108 نفری متقاضیان «با خطر بالا» به مجموع 420/188 دلار یا 89/36 دلار برای هر متقاضی می‌رسد در حالی که اعتراف گروه 10859 نفری متقاضیان «با خطر پایین» به مجموع 160/50 دلار یا 62/4 دلار برای هر متقاضی می‌رسد. به طور کلی برآورد می‌شود که میزان صحیح پول و کالای دزدیده شده، برابر رقم اعترافی است. از این رو براساس اعترافات، متقاضیان «با خطر بالا» به طور متوسط مسئول سرقت 87/368 دلار و متقاضیان «با خطر پایین » به طور متوسط مسئول سرقت 19/46 دلار هستند.



ب ـ شرکت دیوگنس

گزینش استخدامی

بر اثر سرقت، جابجایی نیروی انسانی، هزینه‌های آموزش، ادعاهای تقلبی بیمه، استعمال نامناسب الکل و مواد مخدر و سهل‌انگاری در روند استخدام، سالیانه میلیاردها دلار تلف می‌شود.

آیا می‌دانید که:

·        دزدی در محل کار سالانه 15 میلیارد دلار برای کارفرمایان هزینه ایجاد می‌کند و حدود 30% شکست‌های تجاری ناشی از سرقت کارکنان است.

·        سالیانه دو میلیون نفر در خشونت‌های محل کار صدمه می‌بینند که بیش از هزار نفر از آنها کشته می‌شوند.

·        یک استخدام ناموفق که منجر به خروج فرد طی شش ماه می‌شود، بر اثر مزایای پایان خدمت، آگهی استخدام، مصاحبه، هزینه‌های آموزش، از دست دادن نیروی تولید، حدود 40 هزار دلار هزینه همراه دارد.

·        در سال 2000، سرقت اطلاعات حساس، تنها برای 186 سازمان، 151 میلیون دلار هزینه داشت.

حیف و میل متوسط هر کارمند بیش از 125 هزار دلار است.

·        سی و سه درصد از برگه‌های درخواست استخدام و خلاصه سوابق مشتمل بر اطلاعات غلط هستند.

·        تقریبا در هر ایالتی یک مورد سهل انگاری در استخدام می‌توان یافت که در آن کارفرما مسئول بررسی پیشینه و معرف‌های متقاضی است و به صورت مالی و کیفری می‌توان وی را مسئول اقدامات کارمند شناسایی کرد.

حق استخدام، اولین و بهترین دفاع سازمان در برابر بلایای بالقوه و سوء استفاده‌های تجاری است. این نکته کاملاً پذیرفته شده است که گزینش مناسب پیش از استخدام در مبارزه با هزینه‌ها و مضرات ارزشمند است. علیرغم این اکثر شرکت‌ها پرسنل، منابع یا مهارت‌های ضروری برای ایفای مناسب این وظیفه را در اختیار ندارند. شرکت دیو گنس می‌تواند به شرکت‌ها کمک نماید تا روند گزینش متقاضیان را به پیش ببرند.



ج ـ مدرسه ناحیه همیلتون ـ ونتورث کانادا

گزینش پیش از استخدام

سیاست انجمن: سیاست اعضای هیأت علمی مدرسه ناحیه همیلتون – ونتورث برای تضمین این موضوع است که همه کارمندان پیش از استخدام و در آغاز کار، مورد گزینش قرار خواهند گرفت.

اصول: انجمن مورد اعتماد دانشجویان، کارمندان و اعضای داوطلب هستند. هیأت علمی برای تأمین یک فضای آموزشی امن، گام‌های منطقی برخواهد داشت.

مسئولیت: مسئولیت این گزینش برعهده سرپرست آموزشی، سرپرست بخش مالی و خزانه‌داری، سرپرست بخش برنامه‌ریزی، سرپرست خدمات آموزشی و مدیر آموزش است.

چگونگی انجام کار یا رویه اقدام

تعریف کارمند:

الف ـ کارمند کسی است که برای انجام یک سری خدمات، به صورت تمام وقت یا پاره‌وقت در یک دوره زمانی مشخص یا نامعین با هیأت علمی مدرسه ناحیه همیلتون – ونتورث توافق می‌کند. به چنین شخصی دستمزد یا اجرت داده می‌شود، و از این پرداخت مقادیری بابت طرح بازنشستگی کانادا، مالیات بر درآمد، و بیمه کار کم می‌شود.

ب ـ افرادی که از استخدام هیأت علمی کناره گرفته‌اند یا در وضعیت استخدام یک ساله هستند از روندهای مندرج در این سیاست مستثنی هستند.

1- برای تکمیل بخشی از روند پیش از استخدام، موارد زیر مورد نیاز است:

الف) مراجعه به معرف‌ها

ب) گواهی سلامتی

ج) آزمایش بیماری سل

د) آموزش WHMIS

ه‍‌) کمترل سوابق پلیسی

ی) مدارک مناسب مورد نیاز

2- همه هزینه‌های گزینش پیش از استخدامی، باید توسط متقاضی کار پرداخت شود.

3- پیش از پیشنهاد استخدام، ناظر باید قسمت ج فرم گزینش پیش از استخدام را تکمیل نماید.

4- پیش از شروع به کار، اداره منابع انسانی بایستی قسمت‌های تکمیل شده د و ه‍ فرم گزینش پیش از استخدام را ارزیابی نماید.

1/4- گواهی سلامتی

متقاضی کار باید گواهی سلامتی (تهیه شده طی 3 ماه اخیر) را که نشان‌دهنده سلامتی شخص است تسلیم نماید. متقاضی کار باید قادر به اجرای وظایف اساسی شغلی خود باشد.

2/4- آزمایش بیماری سل

همه متقاضیان کار باید گواهی تأیید آزمایش بیماری سل (مرحله 1) را که ظرف 12 ماه اخیر تهیه شده تسلیم نمایند.

3/4- آموزش WHMIS*

طبق قسمت‌های (3)، (2)، (1) 42 قانون بهداشت و ایمنی شغلی، همه کارمندان جدید باید آزمون WHMIS را پشت سر گذارند و پیش از آغاز به کار، مدارکی دال بر گذراندن این دوره‌ها را ارائه دهند. کارمندان جدیدی که طی دوازده ماه گذشته آموزش WHMIS را گذرانده‌اند، بایستی مدارک مکتوب ارائه دهند.

4/4- کنترل سوابق پلیسی

1/4/4- انجمن، تحت شرایط مندرج در بند 3/4/4، افرادی را که دارای سابقه حکم کیفری توجیه‌ناپذیر هستند، به استخدام در نخواهد آورد. جرایم زیر به خصوص اعتبار و حسن شهرت دانشجویان، کارمندان، و داوطلبان عضویت در انجمن را خدشه‌دار می‌سازد:

(الف) هر گونه آزار جنسی طبق آیین‌نامه کیفری؛

(ب) هر گونه نقض قانون مواد و داروهای کنترل شده؛

(ج) هر گونه جرایم کیفری از جمله جرایم کوچک؛

(د) جرایم خشونت‌آمیز که با قید عدم محدودیت عبارتند از تهدید، ضرب و جرح، مالکیت، استفاده یا پنهان کردن اسلحه یا ابزارهایی شبیه اسلحه؛

(ه‍‌) اشاعه ادبیات تنفر یا تحریک به تنفر؛

(و) تملک، توزیع یا فروش هر چیز خشونت‌آمیز یا مستهجن؛

(ی) هر گونه جرائم دیگر به ویژه جرائم مرتبط شغلی،

2/4/4- در حالی که محکومیت به هر یک از جرائم فوق‌الذکر و شرایط طبیعی مانع از استخدام شود انجمن، اصل جبران مافات را مورد احترام قرار می‌دهد و از این رو بعد از ارزیابی کامل شخص بر اساس عوامل ذیل، احتمالاً شخص را به استخدام درمی‌آورد:

(الف) وظایف و مسئولیت‌های ویژه موقعیت شغلی مورد نظر و ارتباط سوابق پلیسی، اتهامات کیفری و محکومیت‌های مرتبط با آن موقعیت شغلی؛

(ب) مدت زمان طی شده از هنگام سابقه کیفری؛

(ج) اقداماتی که در جهت جبران مافات اتخاذ شده است؛

(د) مخاطره برای امنیت و سلامت دانشجویان، کارمندان، داوطلبان و دارایی‌های انجمن؛

3/4/4- اداره منابع انسانی، سوابق پلیسی را بررسی خواهد کرد. در مواردی که دغدغه‌هایی وجود داشته باشد، اطلاعات توسط یک مأمور ناظر ارزیابی خواهد شد. قبل از ارائه پیشنهاد استخدام، جلسه‌ای با حضور متقاضی کار و مأمور ناظر مربوطه برگزار خواهد شد.

مراجع و منابع قانون‌گذاری

منشور حقوق و آزادی‌های کانادا

آیین‌نامه کیفری

آیین‌نامه حقوق بشری «اونتاریو»

قانون خدمات پلیسی

قانون خدمات فرزند و خانواده

قانون متخلفان جوان

قانون مدنی آزادی اطلاعات و حمایت از حریم خصوصی

قانون تحصیلات

یادداشت‌نامه سیاست/ برنامه شماره77

قانون بهداشت و ایمنی شغلی

پیوست یک: انجمن مدرسه ناحیه همیلتون – ونتورث


اطلاعات گزینش پیش از استخدام

1- بر مبنای سیاست انجمن همه متقاضیان استخدام در روند گزینش پیش از استخدامی شرکت می‌کنند. اگر فردی در این روند شرکت نکند، درخواست استخدام وی مورد ملاحظات بعدی قرار نمی‌گیرد.

2-طی مصاحبه، ناظر باید اطمینان حاصل کند که متقاضی بخش‌های الف و ب فرم گزینش پیش از استخدام را تکمیل نموده است. ناظر باید معرف‌ها را کنترل نماید و بخش «ج» از فرم گزینش پیش از استخدام را تکمیل نماید.

به دنبال تکمیل بخش‌های «الف»، «ب»، «ج»، فرم گزینش پیش از استخدام بلافاصله به اداره منابع انسانی تحویل داده خواهد شد.

3- متقاضی پیشنهاد شده بایستی تأیید به سوابق پلیسی از اداره منطقه‌ای همیلتون – ونتورث را تحویل دهد.

تأییدیه سوابق پلیسی باید یه صورت محرمانه توسط اداره منابع انسانی دریافت، بررسی، و حفظ شود.

4- همه هزینه‌های گزینش پیش از استخدام توسط متقاضی استخدام پرداخت می‌شود.

5- همه درخواست‌های استخدامی به دنبال تکمیل مطلوب مستلزمات مذکور در این سند و فرم گزینش پیش ار استخدام، مشروط خواهند بود.



سیاست و آئین گزینش پیش از استخدام

در دانشگاه کالیفرنیای جنوبی



1- هدف :

هدف از این سیاست تضمین این امر است که صلاحیتها و پیشینه کاری داوطلبان قبل از شروع به کار مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد.

2- قابل اعمال به :

این سیاست برای تمامی داوطلبان پستهای تبلیغ شده ( که شامل کارکنان فعلی دانشگاه نیز می شود) اعمال می گردد.

3- سیاست دانشگاه:

سیاست دانشگاه این است که تمامی اقدامات احتیاطی برای گزینش و استخدام بهترین داوطلب برای همه پستها صورت گرفته است . هدف این سیاست تضمین حمایت از سرمایه های سازمانی – که شامل منابع انسانی نیز هست – می باشد که نتیجه این امر حفظ امنیت محیط کاری بوده و بخشهای استخدام کننده برای تصمیم گیری استخدامی براساس ارزیابی جامع از داوطلبان مجهز خواهند شد.

بنابراین، تمامی داوطلبان استخدام ملزم به گذراندن فرایند گزینش قبل از استخدام خواهند شد.

4- آئین و مقررات:

گزینش پیش از استخدام برای هر داوطلب شامل مراحل زیر می شود :



نوع ارزیابی                        مقام مسئول

کنترل معرف ها                           بخش استخدام

تائید هویت فردی از طریق شماره امنیت اجتماعی و تحقیق در مورد سوابق جنایی در سطح فدرال،ایالت ومنطقه نیزاز طریق بخش خدمات استخدامی کارکنان صورت می گیرد.

سایر موارد گزینشی پیش از استخدام از جمله تائید گواهینامه ها و مدارک، بر اساس نیاز دستگاه، توسط خود واحد استخدام کننده صورت خواهد گرفت. بخشهای امنیت عمومی و مراقبت از اطفال، مسئولیت دارند تا بررسی جامع پیشینه را برای مشاغل مرتبط، به نحو احسن انجام دهند.

قبل از استخدام داوطلب، واحد استخدام کننده موظف است تا از داوطلب مجوز امضا شده برای افشای اطلاعات، قبل از انجام هر یک از انواع ارزیابی را بگیرد. هر اقدام ارزیابی ضروری، تنها پس از تحویل این فرم به بخش خدمات استخدام کارکنان، صورت خواهد گرفت.

بخش خدمات استخدامی کارکنان علاوه بر هماهنگی امور گزینش قبل از استخدام مربوط به سوابق محکومیتهای جنایی ، مسئولیت توزیع نتایج ارزیابی را به بخشهای ذی صلاح  دارد. هرگونه سئوال در ارتباط با نتایج گزینش و یا صلاحیت داوطلب برای استخدام باید به بخش خدمات استخدام کارکنان ارجاع شود. بدلیل محرمانه بودن فرایند، دلایل عدم صلاحیت به ادارات یا دپارتمانها ارائه نخواهد شد.تنها زمانیکه بخشهای استخدام کننده کتبا اطلاع یافتند که داوطلبان نهایی، فرایند گزینش قبل از استخدام را با موفقیت گذرانده اند ، مدیران می توانند از داوطلب جهت کار دعوت بعمل آورند. حتی اگر  یک پیشنهاد استخدام، قبل از اینکه گزینش قبل از استخدام انجام شود، صورت گیرد، آن پیشنهاد کاری باید پس گرفته شود. بخش خدمات استخدامی کارکنان مسئولیت تضمین انجام موفقیت آمیز و کامل گزینش پیش از استخدام را دارد.

5- عدم شایستگی برای استخدام

وجود شواهدی مبنی بر اینکه یک داوطلب در یکی از موارد زیر محکوم شده است یا در طول 7 سال گذشته تلاش برای اقدام هر یک از اعمال زیر را داشته است ، می تواند برای استخدام نشدن در دانشگاه و عدم صلاحیت داوطلب کافی باشد. این فهرست کامل نبوده و تنها نمایانگر برخی از انواع جرائم است که می تواند  داوطلب را از ادامه فرایند بررسی و استخدام در دانشگاه باز دارد. البته دانشگاه این فهرست را بر اساس نیازهای شغلی  که می تواند موجب عدم صلاحیت فرد شود، تغییر داده و به مرور زمان، بروز می نماید. شایان ذکر است تمامی محکومیتهای در سطح منطقه، ایالت و فدرال در تصمیم گیری استخدامی دخیل می باشد.

هر داوطلب نهایی که اطلاعات نادرست یا گمراه کننده ای را در ارتباط با هویت ، محکومیت ها، تحصیلات، و مدارک و گواهی نامه ها ، در فرم درخواست خود ارائه نماید، واجد شرایط لازم برای استخدام تشخیص داده نخواهد شد. کارمندان داخل سازمان نیز که برای ارتقاء شغلی چنین اطلاعات غلطی را ارائه دهند، اخراج خواهند شد.



انواع جرائم

جرائم مرتبط با امور مالی یا اموال

1-  دزدی

2-  جعل اسناد

3- اخاذی

4- سرقت از بانک

5- دستبرد

6- اختلاس

7- ورود به اماکن جهت دزدی

8- تظاهر

9- وصول اموال مسروقه

10- ارائه اسناد جعلی



جرائم مربوط به قتل

1. ترور

2. اقدام به ترور

3. قتل نفس عامدانه

4. قتل نفس غیر ارادی

5. ترور حین بزه



جرائم مرتبط با فساد اخلاقی

1. گواهی دروغ و نقض عهد

2. اغواء

3. رشوه دادن و رشوه خواری

4. هرزگی

5.  هرزگی نسبت به کودکان

6.  جرائمی که مرتبط با قاچاق مواد مخدر و یا مصرف آن است

7. فحشاء

8. جرائمی که در ارتباط با نقض حقوق مهاجران است

9.  دو زن داری

10.  مشروب فروشی به کودکان

11.  سوء رفتار ( تخریب عامدانه اموال دیگران)

12.  رانندگی در هنگام مستی و یا مصرف مواد مخدر

13.  رانندگی بی ملاحظه و یا خطرناک



جرائمی که شامل خشونت می باشد

1. تجاوز

2. حمله به مقدسات

3. تجاوز با سلاح یا تمایل برای هتک ناموس

4. ضرب و شتم

5.  ایجاد حریق عمدی

6. بچه دزدی

7.  حبس غلابی

8. دزدی



جرائمی که یک ماهیت جنسی را دارد.

1. هتک ناموس

2.  تجاوز قانونی

3. زنای با محارم

4. آزار جنسی



سایر جرائم :

1. توطئه

2. شرکات در جرائم فوق


« نظام شایسته‌سالاری »

با تعریف روشن از جنبه‌های مختلف مشاغل و شناسایی متصدیان مناسب و منطبق با ویژگی هر شغل در اولین گام گزینش، ضرورت انجام آن قبل از استخدام بنا به فواید و مزیت‌های بسیار، روند جذب کارکنان را به انتخاب شایسته‌ترین افراد سوق می‌دهد تا با بکارگیری این دسته از متقاضیان در سیستم‌های دولتی و غیردولتی شاهد شکوفایی اقتصاد و دستیابی به اهداف سازمان‌ها و شرکت‌ها باشیم.

اصول نظام شایستگی

اصول نظام شایستگی، انتظارات عمومی از نظامی است که کارآمد، مؤثر، عادلانه، آزاد به روی همه و رها از مداخلات سیاسی است و پرسنل آن، درستکار، شایسته و فداکار هستند. همچنان که تجربیات دولت فدرال در مدیریت منابع انسانی رو به تحول است (تمرکززدایی، رفع نظارت کردن، تفویض اختیار و غیره)، اهمیت این مسأله روز به روز بیشتر می‌شود که مدیران و ناظران از اصول نظام شایستگی در تصمیم‌گیری‌هایشان بهره ببرند.


اصول نظام شایستگی عبارتند از:

1- استخدام افراد واجد شرایط از همه بخش‌های جامعه و انتخاب و ارتقای کارمندان براساس شایستگی، این روند بعد از رقابت آزاد و منصفانه‌ای صورت می‌گیرد که در آن فرصت‌های برابر برای همه تضمین می‌شود.

2- برخورد برابر و منصفانه با متقاضیان و کارمندان، بدون در نظر گرفتن وابستگی سیاسی، نژاد، رنگ، مذهب، اصالت ملی، جنسیت، وضعیت تأهل، سن، شرایط معلولیت و با در نظر داشتن تناسب محیط خصوصی و حقوق اساسی آنها است.

3- پرداخت برابر برای کار برابر قدردانی از عملکردهای عالی.

4- رعایت استانداردهای بالای همبستگی، مدیریت، و توجه به منافع عمومی.

5- مدیریت کارآمد و مؤثر کارمندان.

6- انتخاب کارمندان بر اساس عملکردشان.

7- آموزش و تعلیم کارمندان به منظور بهبود عملکرد فردی و سازمانی.

8- حمایت از کارمندان در برابر اقدامات آنان، تبعیض فردی یا اجبار در جهت اهداف سیاسی و حزبی.

9- حمایت از کارمندان در برابر انتقام‌جویی از افشای قانون اطلاعات (به عنوان مثال، حمایت از افرادی که مواردی چون فعالیت‌های غیرقانونی یا اتلاف‌جویانه را گزارش می‌دهند.)



گزینش شایسته‌سالارانه

در بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا ( Northern Territory )

دی. جی. هاوکس

کمیسیونر استخدام بخشهای عمومی

مارس 2000



به نظر من گزینش کارکنان مهم‌ترین کارکردی است که توسط ناظرین و مدیران به انجام می‌رسد. رمز موفقیت در واحد، شعبه، بخش یا کل سطح سازمان داشتن کارکنان و پرسنل مناسب در انجام کار می‌باشد. اگر آنها به درستی انتخاب شوند، تأثیر مثبتی خواهند داشت. اگر به اشتباه انتخاب شوند کل عملکرد واحد کار و سازمان در معرض خطر قرار خواهد گرفت.

نیاز نیست که فرایند گزینش بار سنگینی بر دوش کسی تحمیل سازد. طی سال‌های اخیر ما اجازه داده‌ایم که این امر به یک کار پیچیده و بسیار وقت‌گیر تبدیل شده و بی‌اندازه نگران این فرایند شده‌ایم.

نوشته حاضر مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و اصولی است که جهت کمک به مدیران و ناظرین برای سهولت و دقت در فرایند گزینش طراحی شده است. این نشریه رویکردهای علمی و منطقی نسبت به گزینش ارائه نموده و به نتایج ارزشمندی نایل می‌آید.

کاربرد موفقیت‌آمیز این راهنما رمز موفقیت سازمان شماست. من از شما می‌خواهم که آن را به دقت خوانده و اصول و مطالب آن را با تأمل وتعمق به کار بندید.



گزینش بر اساس شایستگی

در بخش های دولتی قلمرو شمالی (NTPS)، گزینش بر پایه اصل شایستگی استوار است.

شایستگی چیست؟

شایستگی در قانون مدیریت و استخدام بخش های دولتی* به عنوان توانایی شخص در انجام وظایف خاص با در نظر گرفتن دانش، مهارت، صلاحیت و تجربه شخص وامکان رشد وپیشرفت آتی وی در استخدام در بخش عمومی تعریف می‌شود.

شایستگی چگونه ارزیابی می‌شود؟

شایستگی به وسیله یک فرایند ارزیابی منصفانه و شفاف مبتنی بر اصول عنوان شده شامل شایستگی، عدل طبیعی**، مدیریت و هدایت منابع انسانی تعیین می‌شود.

این قبیل اصول راهنما، در قانون مدیریت و استخدام بخش عمومی و مقررات و دستورالعمل‌های استخدامی آن موجود هستند.

فرایند ارزیابی جهت انطباق شرایط پست خالی و محیط تجاری که در آن عمل می‌کند بوده و در اکثر موارد توسط یک پانل*** انجام می‌گیرد.

این پانل، مسئول به انجام رساندن یک فرایند ارزیابی است که ارزشمندترین نتیجه را تضمین نموده و در برابر نقد و بررسی‌های دقیق و موشکافانه ایستادگی کند.



فرایند ارزیابی شایستگی عموماً مراحل زیر را در بر می‌گیرد:

·        متقاضیان با ملحوظ داشتن مسئولیت‌های کار شواهد و مدارک مکتوبی از صلاحیت، مهارت، دانش و تجربه خود را ارائه می‌کنند تا ادعاهای آنان را در رابطه با معیارهای گزینشی در نظر گرفته شده در توصیف آن شغل، تأیید نمایند.

·        پانل تقاضانامه‌ها را بررسی نموده و تا آنجا که برای به عمل آوردن یک ارزیابی آگاهانه لازم است، به جمع‌آوری اطلاعات بیشتری می‌پردازد.

·        زمانی که پانل اطلاعات کافی را جمع‌آوری کرد، آنگاه به ارزیابی شواهد می‌پردازد تا تعیین نماید که چه کسی به نظر آنها بیشترین توانایی در انجام کار را احراز نموده است.


پانل مشورتی گزینش

چرا باید پانل داشت؟

فرایند ارزیابی شایستگی در (بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا) معمولاً توسط یک پانل، متمایز از یک شخص، انجام می‌گیرد.

این روش مزایایی به همراه دارد که از بینش‌ها، مشاهدات و تجربیات گوناگون و متنوع اعضاء پانل ناشی می‌شود.

نقش پانل

پانل مشورتی گزینش، مسئول ارزیابی شایستگی متقاضیان و ارائه پیشنهاد به مدیر اجرایی یا نماینده آن می‌باشد. هر یک از اعضای پانل به طور برابر و یکسان مسئول تضمین محرمانگی، بی‌طرفی، انصاف و بهنگامی در فرایند ارزیابی شایستگی هستند.

به منظور ارزیابی و ارائه توصیه و پیشنهاد، پانل باید اطلاعات کافی درباره شایستگی هر یک از متقاضیان را کسب نماید.


ترکیب و مهارت‌های یک پانل

یک پانل معمولاً متشکل از سه نفر یا تعداد بیشتری است که:

·        استلزامات کار و شغل مورد نظر را درک می‌کنند.

·        مهارت‌های لازم جهت به عمل آوردن ارزیابی را دارا هستند.

·        تنوع و گونه‌گونی نیروی کار بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا یا جمعیت کلی آن را منعکس می‌سازند.

·        هیچ گونه تضاد و علایق، چه به صورت ظاهری و چه واقعی، ناشی از فرآیند گزینش ندارند.

·        با فرایند گزینش شایستگی بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا یا هر گونه راهبردهای گزینشی مختص به سازمان آشنا هستند.

·        اصول فرصت شغلی برابر و عدل طبیعی را درک می‌کنند.

·        دارای یک رئیس مجرب هستند.



معمولاً اکثر اعضای پانل، کارمندان بخشهای دولتی منطقه شمالی استرالیا بوده و حداقل یک عضو پانل از حوزه تجاری مربوطه می‌باشد. بهتر است که پانل به لحاظ جنسی مختلط باشد. در برخی شرایط، گنجاندن یک عضو پانل از یک پیشینه فرهنگی خاص مربوط به استلزامات با متقاضیان کار می‌تواند مطلوب واقع گردد.

پانل همچنین می‌تواند شامل افرادی باشد که از کارمندان NTPS نبوده، اما دانش، تجربه یا کارشناسی در حوزه کاری مربوط به شغل مورد نظر را دارا باشند.


محرمانگی

اعضای پانل می‌بایست در طول فرایند ارزیابی، محرمانگی را حفظ کنند. بحث و گفتگو درباره مذاکرات و تأملات پانل با هر کسی به جز اعضای پانل ناپسند و نکوهیده است.


ارزیابی متقاضیان برای فهرست کردن منتخبین

فهرست کردن منتخبین چیست؟

فهرست کردن منتخبین یک فرایند، طبقه‌بندی جهت شناسایی آن دسته از متقاضیانی است که بررسی بیشتری را ایجاب می‌کنند. این فرایند، ارزیابی سیستماتیکی از نقاط قوت ادعاهای متقاضیان نسبت به معیارهای گزینشی می‌باشد.



بررسی بازآرایی شوندگان*

بازآرایی شونده کارمندی است که توسط مدیر اجرایی به طور بالقوه مازاد بر نیاز و استلزامات یک سازمان ، اعلام می‌شود.

بازآرایی شوندگان باید برای پست خالی مورد بررسی قبلی، در مرحله فهرست کردن منتخبین قرار گیرند. توانایی بازآرایی شوندگان در انجام کار با یک دوره معقول از آموزش، مورد ارزیابی قرار می‌گیرند.

در صورتی که بیش از یک متقاضی بازآرایی شونده باشد، اصل شایستگی میان آن دسته از متقاضیان بکار برده می‌شود.

چنانچه پانل، بازآرایی شونده را توصیه ننمایند قبل از هر گونه اقدامی یک گزارش گزینشی باید توسط کمیسیونر استخدام عمومی، تأیید و تصویب گردد.


متقاضیان چگونه در فهرست منتخبین قرار می‌گیرند؟

روش‌های مورد استفاده برای فهرست کردن منتخبین می‌تواند به تعداد تقاضانامه‌های دریافت شده بستگی داشته باشد.

عموماً فهرست کردن منتخبین مبتنی بر اطلاعات مکتوبی است که توسط متقاضی ارائه می‌گردد اما می‌تواند شامل برقراری تماس با معرفین یا دیگر اشکال ارزیابی باشد.


دلایل فهرست نکردن منتخبین عبارتند از:

·        متقاضی واجد یک یا تعداد بیشتری از معیارهای اساسی گزینش نیست.

·        متقاضی واجد معیارهای گزینشی است اما نه به اندازه دیگر متقاضیان.

·        تصمیمات مربوط به فهرست کردن منتخبین توسط پانل در گزارش گزینش مستند می‌شود.

مصاحبه

هدف از مصاحبه برای پانل، بررسی ادعای متقاضی در برابر گزینشی جهت کسب اطلاعات بیشتر به منظور بررسی در ارزیابی آنها می‌باشد. مصاحبه تنها یکی از روش‌های ارزیابی است که می‌تواند بخشی از کل فرایند ارزیابی را تشکیل دهد و پانل نباید بیش از اندازه به عملکرد متقاضی در مصاحبه تکیه کند.پانل معمولاً از متقاضیان مندرج در فهرست منتخبین مصاحبه کرده و می‌تواند از اشکال و صورت‌های دیگر ارزیابی استفاده کند. دلایل مصاحبه کردن یا مصاحبه نکردن در گزارش گزینش مستند می‌گردد.


مراحل فرایند مصاحبه : یک فرایند ساختمند شامل مراحل برنامه‌ریزی، مصاحبه، بحث و مذاکره پس از مصاحبه است.برنامه‌ریزی به پانل اجازه می‌دهد تا جهت کسب مفیدترین و مربوط‌ترین اطلاعات از طریق فرایند مصاحبه، تمهیدات لازم را به عمل آورد. مرحله برنامه‌ریزی شامل زمان‌بندی و ارائه پیش آگهی به متقاضیان درباره زمان، مکان و هر گونه استلزامات خاص مصاحبه می‌باشد.طی این مرحله سؤالات و دیگر مطالب مربوط فراهم شده و پانل حساسیت‌های فرهنگی و هر گونه نیازهای خاصی را که توسط متقاضیان شناسایی گردد، مورد بررسی قرار می‌دهد.مصاحبه، پانل را قادر می‌سازد تا رابطه نزدیکی با متقاضی برقرار سازد و مسیر و خط سؤالات مربوط به استلزامات کار و معیارهای گزینشی را دنبال نماید، پاسخ‌ها را دقیقاً بررسی نموده و به متقاضی اجازه دهد تا سؤالات خود را مطرح سازد.بحث پس از مصاحبه برای پانل فرصتی فراهم می‌سازد تا به بحث و تبادل نظر درباره اطلاعات ارائه شده از سوی متقاضیان بپردازد و معین نماید که به شفاف‌سازی یا حصول چه نوع اطلاعاتی نیاز است و چرا.دیگر روش‌های ارزیابیدر جمع‌آوری اطلاعات برای بررسی شایستگی و صلاحیت متقاضیان در انجام کار، لحاظ کردن دیگر روش‌های ارزیابی می‌تواند برای پانل مناسب و سودمند واقع گردد.به هنگام بررسی روش‌های دیگر ارزیابی، پانل باید هدف از ارزیابی، ارزش بکارگیری ارزیابی و موارد مربوط به ارزیابی که در ذیل به آنها اشاره می‌شود را درک نمایند:

موثق بودن و اعتبار

کارآمدی زمانی و هزینه

تناسب فرهنگی

انصاف (شامل برآورده ساختن هرگونه نیازهای خاص متقاضیان)

ربط داشتن به معیارهای گزینشی

همچنین برای برخی از آزمون‌ها این استلزام وجود دارد که توسط افردا مجرب و واجد شرایط انجام گیرد.

برخی از روش‌های ارزیابی

مطالعات موردی – مقدار زمان معینی در اختیار متقاضیان گذاشته می‌شود تا پاسخی کتبی یا شفاهی نسبت به یک موقعیت فرضی خاص مربوط به کار ارائه نمایند.

ایفای نقش – از متقاضیان خواسته می‌شود تا در یک تمرین ایفای نقش مربوط به کار شرکت نمایند.

نمونه کار و گزارش – در صورتیکه مربوط به استلزامات کاری باشد، پانل ممکن است از متقاضیان بخواهد که نمونه هایی از کار سابق یا گزارشی از آن را به هیات ارائه نمایند.

آزمون استعداد- این آزمون‌ها به منظور سنجیدن توانایی یا قابلیت یادگیری به وسیله شناسایی حوزه نبوغ یا تناسب شخص در انواع خاصی از کارها طراحی می‌شوند. نمونه‌هایی از این نوع آزمون‌ها عبارتند از توانایی محاسباتی، سرعت و دقت، توانایی دفتری و استعداد مکانیکی.

آزمون دستاورد – این آزمون‌ها به منظور سنجش آنچه متقاضی تا کنون آموخته است، می‌باشد. این قبیل آزمون‌ها ممکن است شامل بررسی شفاهی یا مکتوب یا یک تمرین شبیه‌سازی شده در محل کار باشد.

کاربرد آزمون‌های دستاورد در جاهایی مناسب هستند که مهارت‌های خاص در کار مورد استفاده بوده و سنجیدن آنها نسبتاً آسان باشد.

آزمون‌های شخصیت و اخلاق – این آزمون‌ها در سطح بالاتر بکار رفته و جهت شناسایی ویژگی‌های شخصیتی همچون تطبیق‌های عاطفی، اعتماد به نفس و غیره می‌باشند. این نوع آزمون‌ها پرهزینه بوده و باید توسط روانشناسان آموزش دیده اجرا شوند.

پانل‌هایی که به کارگیری آزمون‌های شخصیتی و اخلاق را بررسی می‌کنند باید ابتدا نظر مشورتی کمیسیونر استخدام عمومی را جلب نمایند.



تماس با معرفین

هدف از برقراری تماس با معرفین، کسب اطلاعات بیشتر در مورد عملکرد کاری یک متقاضی و همچنین بررسی و تعیین صحت و سقم اطلاعات مربوط به ادعاهای وی می‌باشد. بهتر است تمامی اعضای پانل به هنگام تماس با معرفین و صحبت با آنان حضور داشته باشند. تماس شخصی با معرفین به پانل اجازه می‌دهد تا اطلاعات را بررسی نموده و صحت و سقم اظهارات به عمل آمده را تعیین نماید.

معمولاً پانل با یک یا معرفین بیشتری برای هر یک از متقاضیان مندرج در فهرست منتخبین تماس برقرار می‌سازد. دلایل برقرار ساختن تماس یا برقرار نساختن تماس با معرفین در گزارش گزینش مستند می‌شود.

پانل ممکن است با معرفینی که توسط متقاضی معرفی شده است و دیگر اشخاص که به نظر پانل می‌توانند اظهارات و اطلاعات مروبطه را ارائه کنند(منابع معرفی نشده) تماس برقرار سازد. پانل باید به معرفین توصیه نماید که اظهارات آنها برای متقاضیان ارائه خواهد شد. اظهارات معرفین مستند شده و بخشی از گزارش گزینش را تشکیل می‌دهد.



اظهار نظر نامطلوب

به هنگام بررسی اظهارات نامطلوب ارائه شده توسط یک معرف، پانل باید اعتبار آن اظهار نظر را تعیین نماید. در هر یک از موارد، پانل درباره اینکه آیا به منبع اطلاعاتی دیگری مراجعه شود، قضاوت خواهد کرد.

براساس اصول عدل طبیعی، این فرصت باید به متقاضیان داده شود تا در برابر اظهارات نامطلوب منابع معرفی نشده پاسخ خود را ارائه کنند. پاسخ متقاضی باید به هنگام تعیین اعتبار اظهارات معرف، بررسی گردد.


ارزیابی متقاضیان و ارائه توصیه‌نامه

پانل، ارزیابی سیستماتیک و عینی خود را از تمامی اطلاعات پس از جمع‌آوری مدارک کافی و از طریق فرایند ارزیابی به عمل می‌آورد. مدارک جمع‌آوری شده برای پانل ممکن است شامل تقاضانامه‌های کتبی، اطلاعات به دست آمده از طریق مصاحبه‌ها و یا دیگر روش‌های ارزیابی، گزارش‌های معرفین وپاسخ متقاضی به اظهار نظر نامطلوب باشد.

در صورتی که متقاضی، یک بازآرایی شونده باشد، مدارک باید در زمینه توانایی آنها در برخورداری از معیارهای گزینشی اساسی با دوره معقولی از آموزش ارزیابی گردد.

زمانی که ارزیابی تکمیل شد پانل، به مدیر اجرایی یا نماینده وی توصیه‌نامه می‌دهد. دلایل توصیه‌نامه در گزارش گزینش مستند می‌شود.


ارائه توصیه‌نامه عموماً مراحل زیر را شامل می‌شود:

·    ارزیابی جداگانه متقاضیان توسط هر یک از اعضای پانل در برابر معیارهای گزینشی.

·     بحث صریح و علنی تبادل نظر در میان اعضای پانل درباره یکایک ارزیابی‌های آنها.

·     به توافق رسیدن درباره شایستگی و رتبه‌بندی متقاضیان بر اساس قوی‌ترین ادعاها برای کار.

·     چنانچه با ارائه توصیه‌نامه پانل نتواند به توافق برسد، یک گزارش اقلیت در گزارش گزینش گنجانده می‌شود.



نگارش گزارش گزینش

گزارش گزینش، ثبت رسمی فرایندی است که توسط پانل جهت نیل به توصیه‌نامه بکار رفته است. در گزارش، پانل فرایندی را که طی شده است نشان می‌دهد، شرح و تفضیل‌ها مربوط به جای خالی، سنجیدن سیستماتیک متقاضیان، ارزیابی متقاضیان مندرج در فهرست منتخبین، توصیه‌نامه و دلایل توصیه‌نامه را به یک دیگر پیوند می‌دهد. گزارش باید به عنوان ثبت و سابقه‌ای از یک فرایند منصفانه و بی‌طرفانه از سنجش و ارزیابی، تاب ایستادگی و پایداری در برابر نقد و بررسی موشکافانه را داشته باشد.

گزارش اطلاعات لازم به منظور به عمل آوردن یک تصمیم استخدامی منصفانه و آگاهانه را دراختیار مدیر اجرایی یا نماینده او قرار می‌دهد.تصمیم نهایی جهت انتخاب متقاضی یا اتخاذ اقدامات دیگر برعهده مدیر اجرایی یا نماینده وی می‌باشد.

گزارش

گزارش عموماً شامل موارد ذیل می‌گردد:

·        جزئیات پست خالی، اعضای پانل، تقاضانامه‌های دریافتی، شامل اسامی بازآرایی شوندگان در صورتی که شامل حال افراد گردند.

·        روش‌های ارزیابی (مصاحبه، گزارش معرف، دیگر اشکال ارزیابی)

·        گزارش‌های اختصاصی متقاضیان

·        رتبه‌بندی و مقایسه عینی متقاضیان بر اساس قوی‌ترین ادعاها برای کار

·        توصیه‌نامه برای گزینش یا دیگر اقدامات، امضا شده توسط اعضای پانل

·        گزارش اقلیت، در صورت لزوم، امضا شده توسط اعضای مخالف پانل



گزارش اختصاصی متقاضی

گزارش اختصاصی متقاضی به صورت مکتوب از ارزیابی شایستگی هر یک از متقاضیان مندرج در فهرست منتخبین برای کار می‌باشد. اظهار نظر درباره متقاضی باید عینی، منصفانه و مبتنی بر شواهد و مدارک در مقابل پانل باشد. یک نسخه از این گزارش پس از قطعی شدن فرایند گزینش در اختیار متقاضی قرار می‌گیرد.

گزارش اختصاصی متقاضی، ارزیابی پانل از متقاضی را در برابر معیارهای گزینش شرح داده و مطابق با اطلاعات کسب شده دلایل تصمیمات و نتیجه‌گیری‌های پانل را عنوان می‌کند. این کار گزارشات معرف و اظهارات متقاضی در پاسخ به هر گونه اظهارات نامطلوب ارائه شده از سوی منابع معرفی نشده را شامل می‌شود.

برای یک بازآرایی شونده، گزارش اختصاصی متقاضی می‌بایست ارزیابی پانل از توانایی متقاضی در برخورداری از معیارهای اساسی با دوره معقولی از آموزش را نشان دهد.


ارائه بازخورد به متقاضیان

باز خورد پس از گزینش جز لاینفکی از یک فرایند گزینشی کارآمد بوده و طبق اصول عدل طبیعی می‌باید به متقاضیان ارائه گردد. بازخورد می‌تواند اطلاعاتی درباره عملکرد فردی متقاضیان در فرایند ارزیابی را در اختیار آنها قرار داده و می‌تواند ابزار مفیدی برای پیشرفت حرفه‌ای آنها باشد.

اطلاعات ارائه شده مبتنی بر موارد ذیل است:

·        ارزیابی متقاضی در برابر معیارهای گزینش

·        نقاط قوت متقاضی و حوزه‌هایی که در آنها نیاز به پیشرفت دارد.

·        شکاف و فاصله‌های متقاضی که در مقایسه با متقاضی منتخب مشخص می‌شود.

بازخورد می‌تواند توسط یک یا تعداد بیشتری از اعضای پانل ارائه گردد. به منظور مطابقت و هماهنگی، آن دسته از اعضای پانل که در جلسه بازخورد شرکت ندارند می‌بایست از اعمال هر گونه اظهار نظر درباره متقاضی اجتناب کنند.

بازخورد باید واقعی، سازنده و منصفانه بوده و با دقت و حساسیت خاصی به متقاضیان ارائه گردد.



طرح استخدام و گزینش بر پایه شایستگی

وزارت حمل و نقل - ایالت کارولینای شمالی

(سیاستگذاری و روندها- 8 دسامبر 1998)

بیان خط‌ مشی

خط‌مشی وزارت حمل و نقل کارولینای شمالی حفظ و توسعه نظام گزینشی است که به تمامی متقاضیان، بدون در نظر گرفتن نژاد، مذهب، رنگ پوست، عقیده، اصالت‌ ملی، جنسیت، سن، معلولیت یا وابستگی و نفوذ سیاسی، فرصت برابر استخدامی می دهد . این خط مشی، تنها بر اساس معیارهای  مرتبط با شغل بوده و فرایند استخدام و گزینش نیز منطبق با تمامی قوانین، مقررات و سیاستهای فدرالی و ایالتی خواهد بود.

بخش اول

هدف

هدف این طرح، ایجاد رهنمود ها و دستورالعمل‌هایی، برای انجام استخدام و گزینش بر پایه شایستگی در وزارت حمل و نقل است که به موجب آن پستهایی که کاملاً مشمول قانون پرسنل ایالتی باشند با افرادی که دارای شایستگی و صلاحیت بیشتراست،  پر می‌گردند.

طرح مزبور مطابق با فرمان اجرایی شماره 113 فرماندار در خصوص  «روند استخدام بر پایه شایستگی» صادره در 12 ژوئن 1997  می باشد.

در روند گزینش و استخدام ، وزارت حمل و نقل فرصت برابر استخدامی را به تمامی متقاضیان بدون  در نظر گرفتن نژاد، مذهب، رنگ پوست، عقیده، اصالت ملی، جنسیت، سن،‌ معلولیت یا وابستگی و نفوذ سیاسی   خواهد داد و استخدام تنها بر پایه ملاک‌های مرتبط با شغل صورت می گیرد. روند استخدام و گزینش منطبق با تمامی قوانین، مقررات و سیاست‌های فدرالی و ایالتی است.

بخش دوم

تعهد از سوی مدیریت

وزیر، مدیر منابع انسانی و مدیر اجرایی، مسئولیت تضمین این مساله را دارند که تمامی اقدامات استخدامی را به صورت مساوی و هماهنگ به مورد اجرا گذارند. بدین وسیله آنها متعهد به حمایت از طرح گزینش و استخدام بر پایه شایستگی می باشند.

وزیر، مدیر منابع انسانی و مدیر اجرایی، مسئولیت تضمین این مساله را می‌پذیرند که روند گزینش و استخدام با تمامی قوانین و سیاستهای فدرال و ایالتی موجود حاکم بر استخدام کارمندان تطابق داشته باشد. همچنین طرح گزینش و استخدام بر پایه شایستگی با دستورالعمل‌ها و بخشنامه های صادره از سوی دفتر پرسنل ایالتی تطابق خواهد داشت.

اقدامات مثبتی برای استخدام افراد شایسته از جمله از میان اقلیت‌ها، زنان و افراد دارای معلولیت، صورت می پذیرد. به علاوه مدیر منابع انسانی و مدیر اجرایی تلاش خواهند کرد که رویه ها و نظرات منابع انسانی معاصر را مد نظر قرار داده و به‌کار گیرند.

بخش سوم

بیانیة‌ اصول اخلاقی

شهروندان کارولینای شمالی و متقاضیان کار در ایالت، مستحق دریافت تضمین‌های محکمی هستند دال بر اینکه دانش، مهارت‌ها و قابلیت‌ها به جای حمایت ها و پشتیبانی های سیاسی، اساس تصمیمات استخدامی دولت ایالتی را تشکیل می‌دهند. به منظور تضمین یکپارچگی و بی عیبی دولت ایالتی، هرکارمندی موظف است که به خدمات عمومی به عنوان اعتماد عمومی بنگرد و بی‌طرفانه عمل نماید. بر پایه وابستگی یا نفوذ سیاسی با هیچ فرد یا سازمان خصوصی به صورت تبعیض‌آمیز رفتار نخواهد شد.

بخش چهارم

ارتباطات

وزارت حمل و نقل راهبردهایی را برای مطلع ساختن کارمندان، متقاضیان و عموم مردم در خصوص طرح گزینش واستخدام بر پایه شایستگی به مورد اجرا در خواهد آورد.

پس از دریافت موافقت کمیسیون پرسنل ایالتی، کارمندان از طریق اطلاعیه‌ هایی از جمله
ته چک های پرداختی دوهفته‌ای، از فرایند و طرح گزینش و استخدام بر پایه شایستگی مطلع خواهند شد. اطلاعات تکمیلی از قبیل کپی طرح سازمان، در بخش بازبینی صلاحیت‌ها در دسترس خواهد بود. داوطلبان درصورت داشتن هرگونه سئوالی می توانند با شماره تلفن 9836ـ 715(919) تماس حاصل نمایند.

به علاوه وزارت حمل و نقل، اطلاعیه شغلی گزینش و استخدام بر پایه شایستگی را که شامل طرحی در قالب راهنمای فرایندکاری و سیاست سازمان و همچنین  بیانیه‌ای در خصوص آگهی استخدامی است را در تابلو‌های اعلانات نصب خواهد نمود.

تمامی مدیران و کارمندان بخش نظارت و ارزیابی وزارت حمل و نقل تحت آموزش روند‌ها و دستورالعمل‌های استخدام برپایه شایستگی قرار خواهند گرفت. بخش بازبینی و ارزیابی صلاحیت‌ها، مسئولیت آموزش را بر عهده خواهد داشت.

بخش پنجم

تعاریف نقش و انتظارات

1ـ مدیریت اجرایی

برای نیل به اهداف طرح مزبور، کارمندان مدیریت اجرایی شامل افراد زیر خواهند بود:

وزیر حمل و نقل

معاونان وزیر

مدیر اجرایی بزرگ‌راه‌های ایالتی

کمیسیونر دی ام وی (DMV )

مسئولیت‌های مدیریت اجرایی شامل موارد زیر هستند:

ایفای نقش رهبری در توسعه و اجرای آئین ها و رویه های  مبتنی بر شایستگی

تعهد به گزینش و استخدام بر پایه شایستگی و حمایت از آن

2ـ مدیران / ناظران

مدیران و ناظران از این قرارند:

مهندس ارشد دی او اچ ( DOH) ـ در امورعملیات‌ها

معاون مدیر اجرایی بزرگ ‌راه‌های ایالتی ـ در امور پیش ساخت

مدیر  طرح و برنامه ریزی

معاون مهندس ارشد

مدیران شعبات

مهندسین واحد

رؤسای واحدها

رؤسای گروه‌ها و بخش‌ها

کارمندان دست اندر کار در هدایت اقدامات یک اداره یا واحد کاری که مسئول کار زیر دستان خویش در قالب حوز‌ه‌های مزبور می‌باشند.

مسئولیت‌ها شامل موارد زیر هستند:

بررسی ضرورت پر کردن پست های خالی

تشریح دقیق پست فعلی  برای مشاغل تابع

درک مفاهیم نظام شایسته سالاری و انتقال روند مزبور به کارمندان و متقاضیان.

انجام هرگونه تلاشی برای رسیدن به نیروی کاری متنوع و حفظ آن

تعهد به گزینش و استخدام بر پایه شایستگی و حمایت از آن

اتخاذ تمامی تصمیمات استخدامی برپایه اصول شایسته سالاری

مستند نمودن تصمیمات گزینش

3ـ کارمندان بخش مدیریت انسانی و ارزیابی صلاحیت ها

مسئولیت بخش بازبینی و ارزیابی صلاحیت‌‌ها و همچنین کارمندان امور فرصت برابر استخدامی (EEO ) این است که اطمینان حاصل نمایند که وزارت ، فرصت‌های شغلی مساوی و برابری را در اختیار تمامی متقاضیان بدون در نظر گرفتن نژاد،‌ مذهب، رنگ پوست،‌ عقیده‌‌، اصالت ملی،‌ جنسیت، سن، معلولیت یا وابستگی و نفوذ سیاسی قرار خواهد داد و تنها برپایه ملاک‌های مرتبط با شغل عمل خواهد نمود.

مسئولیت‌ها شامل موارد زیر هستند:

تعهد به گزینش و استخدام بر پایه شایستگی و حمایت از آن در کارگاه‌های روزمره

ارائه کمک و مشورت فنی به مدیران و ناظران

توسعه و پیشبرد سیاست‌ها و روند‌های خاص سازمان جهت اقدامات مبتنی بر شایستگی.

تضمین آموزش مدیران و ناظران در خصوص طیف مسایل مربوط به گزینش و استخدام بر پایة شایستگی.

نظارت بر اقدامات گزینشی و استخدامی در جهت پایبندی به روند‌ها و سیاست‌های شایسته‌سالاری.

حفظ داده‌های گزینشی و استخدامی به منظور انجام تحلیل روند استخدامی.


4ـ کارمندان و متقاضیان

کارمندان و متقاضیان مسئولیت اخذ اطلاعات در مورد پستهای خالی را بر عهده دارند تا بتوانند فرم تقاضای کار مناسبی را ارائه دهند و همچنین اطلاعات کامل و دقیق در خصوص قابلیت‌های خود عرضه داشته و تا مهلت تعیین شده فرم تقاضای کاری خویش را تحویل دهند.
بخش ششم

روند کار

1ـ اقدامات استخدامی و پیش ازاستخدامی

وزارت حمل و نقل مجدانه تلاش دارد تا از طیفی از منابع مختلف، استخدام نماید و به نیروهای کاری متنوعی دست یابد تا به صورت موفق نیاز‌ها و خواسته‌های سازمان را بر‌آورده سازد.

مدیر استخدامی با کمک و راهنمایی کارمندان اداره منابع انسانی:

ضرورت نیاز به پست شغلی را ارزیابی خواهد نمود تا اطمینان حاصل نماید که این مساله سبب بر‌‌آوردن اهداف و مأموریت‌ واحد کاری می‌گردد.

تحلیل شغلی مشتمل بر بازبینی وظایف، مسئولیت‌ها و صلاحیتهای شغل مزبور، را به انجام خواهد رسانید.

در صورت لزوم توصیف شغلی را اصلاح خواهد نمود.

تحلیل شغلی تنها هنگامی ضروری است که تغییری در وظایف و مسئولیتهایی که بر صلاحیت‌های مورد نیاز تأثیر می گذارد، حاصل نماید. از این رو چناچه تحلیل شغلی دقیق و امروزی برای یک نوع شغل مفروض، وجود داشته باشد، نیازی به انجام تحلیل جدید برای هر پست خالی فردی وجود ندارد.

برای مثال در مواردی که میزان بالایی از پستها در یک رده شغلی با نقل و انتقال مکرر کارمندان روبروست و یا تغییرات شغلی کمی دیده می شود، احتمالاً نیازی نخواهد بود که هر بار که پستی خالی می‌شود، تحلیل شغلی جدیدی صورت پذیرد. تازمانیکه تحلیل شغلی در خصوص پرونده‌ای که دقیقاً پست را ارزیابی می‌کند وجود دارد، الزامی به انجام تحلیل شغلی دیگر نیست.

مدیر استخدامی و کارمندان اداره منابع انسانی باید اطمینان دهند که وظایف اساسی، دانش، مهارت‌ها و قابلیت‌ها و الزامات آموزشی ، تجربه‌کاری و هرگونه معیار گزینشی که برای انجام موفقیت‌ آمیز وظایف پست مزبور نیاز است، مشخص گردیده‌اند. به‌منظور تضمین یک روند موثر و سریع، می توان از دانش‌، مهارت‌ و قابلیت‌های کلی (در جائی که  برای تمایز صلاحیت‌های متقاضیان کافی است ) جهت اهداف استخدامی و گزینشی بهره گرفت.

اطلاعات حاصل از تحلیل شغلی و توصیف پست، مدیر استخدامی را در تهیه اگهی استخدامی راهنمایی خواهد نمود.کارمندان اداره منابع انسانی تضمین می کنند که آگهی استخدامی، نیازهای سیاست ایالتی را برآورده خواهد نمود.

مدیر استخدامی و کارمندان اداره منابع انسانی گزینه مناسب در اعلام یک پست خالی (داخلی به سازمان، ایالت‌، دولت یا خارجی) را تعیین خواهند نمود. به علاوه کارمندان اداره منابع انسانی با مدیر استخدامی در صورت نیاز برای تعیین منابع استخدامی دیگر، جهت مدنظر قرار دادن مخاطبین خاص شامل نشریات و روزنامه‌های حرفه‌ای ، دانشکده‌ها و دانشگا‌ه‌های فنی مشورت خواهند نمود.

پیش از پایان آخرین مهلت استخدامی، مدیر استخدامی ابزار یا ابزارهای گزینشی را که در روند ارزیابی پایانی مورد استفاده قرار می گیرند را تعیین خواهد نمود. هر گونه ابزار گزینشی که مورد استفاده قرار می‌گیرد بی‌طرفانه خواهد بود و بر پایه دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های مرتبط با شغل  می‌باشد و در روند گزینش پایانی برای تمامی متقاضیان به طور هماهنگ مورد استفاده قرار خواهد گرفت. کارمندان اداره منابع انسانی باید برای کمک، طرف مشورت قرار گیرند و مسئول بازبینی و ارزیابی فرایندها و ابزارهای گزینش خواهند بود. برخی از نمونه‌های ابزارهای گزینش شامل مصاحبه‌ ساختاربندی شده، اعمال مرتبط با شغل، آزمون‌های کتبی، آزمون‌های مهارتی و بررسی سوابق کاری می‌باشند.

2 ـ فرایند گزینش

الف) تعاریف

1 ـ کارکردهای اساسی‌ ، وظایف اصلی شغلی یک پست سازمانی است. کارکردهای اساسی وظایف عمده‌ای هستند که کاملاً ضروری بوده و کاندیدای شغلی با دریافت کمک معقول ویا بدون آن ، می تواند آنها را به انجام رساند.

2 ـ دانش، مهارت‌ها و قابلیت‌ها

الف) دانش : اطلاعاتی که انجام شغل را  به صورت مناسب  ممکن می‌گرداند.

ب ) مهارت : تخصصی که کاملاً قابل مشاهده، شمارش و اندازه‌گیری است (مثلاً در تایپ کردن یا مهارت در استفاده از یک وسیله)

ج) توانایی : توانایی انجام یک فعالیت در زمان حاضر
3 ـ اولویتها ـ انواع خاص تجربیات، مدارک دانشگاهی، گواهینامه‌ها، دانش‌، مهارت و توانایی‌ یا دیگر عوامل گزینشی که  برای انجام وظایف و مسئولیت‌های یک پست شغلی به صورت حداقل مورد نیاز است.

4 ـ‌ ملاک‌های گزینشی ـ‌ حداقل صلاحیت‌های دیگر که به ویژه به وظایف و مسئولیت‌های یک پست شغلی فردی، مرتبط باشد.

5 ـ‌ شایسته (ذیصلاح) ـ آن دسته از متقاضیانی که مدارکشان بیانگر در اختیار داشتن آموزش و تجربه، ملاک گزینشی و دانش، مهارت و توانایی مندرج در آگهی استخدامی باشد.

6 ـ بسیار شایسته (بسیار ذیصلاح) ـ‌ گروه متقاضیانی که بیشترین میزان ممکن از صلاحیت‌های مندرج در آگهی استخدامی است را در اختیار دارند.

ب) تمایز متقاضیان شایسته و بسیار شایسته

تعیین  متقاضیان با کفایت و بسیار با کفایت

فرم متقاضیان در تمامی پست‌های خالی به بخش بازبینی و ارزیابی صلاحیت‌ها تقدیم خواهد گردید. بخش بازبینی صلاحیت‌ها با استفاده از ملاک‌های گزینش معتبر و عادلانه ، مدارک هر یک از متقاضیان را بررسی خواهد نمود و تعیین می کند که کدامیک از آنها حداقل صلاحیت‌ها را در اختیار دارد. در میان آن دسته از متقاضیانی که حداقل صلاحیت‌ها را دارا هستند مجموعه‌ای از ذیصلاح‌ترین متقاضیان باید تعیین گردد. مجموعه ذیصلاح‌ترین متقاضیان باید آن دسته افرادی باشند که به صورت قابل توجه‌ای با کفایت‌تر از دیگر متقاضیان هستند. افراد گزینش شده برای هر پست باید از میان مجموعه ذیصلاح‌ترین متقاضیان انتخاب گردند.

از مدیران درخواست می‌شود که برای بحث و یا تبیین موارد مرتبط با شغل مندرج در آگهی استخدامی که در خلال روند ارزیابی اولیه متقاضی توجه ویژه‌ای به آنها شده است با بخش بازبینی صلاحیت‌ها در ارتباط باشند.

چنانچه کیفیت فرم‌های متقاضیان نامطلوب بنظر برسد، مدیر استخدامی ممکن است مجدداً برای سمت شغلی آگهی بدهد.
ج ) استفاده از پانل یا یک نفر برای فرایند ارزیابی

1 ـ نکات کلیدی

·        تقاضانامه‌ها به بخش‌ بازبینی صلاحیت‌ها ارائه می شوند. بخش مزبور مسئول بررسی تقاضانامه تمامی متقاضیان برای تعیین این مسأله است که آیا آنها حداقل شرایط صلاحیت و کفایت را دارا هستند یا خیر.
·       اعضای هیأت داوران یا افراد معمولاً مستقیماً به مدیر استخدامی گزارش نمی‌دهند.
·        مدیر استخدامی در مشاوره با مدیر منابع انسانی در خصوص استفاده از هیأت داوران تصمیم گیری می نماید.
·        جنبه محرمانه بودن اطلاعات بررسی شده، حفظ خواهد گردید.



2 ـ بخش بازبینی صلاحیت‌ها از افرادی تشکیل خواهد گردید که:

·        دانش موضوع شغلی را در اختیار داشته باشند.
·       در خصوص موضوع شغلی آموزش دیده باشند.
·        در خصوص روند گزینش آموزش دیده یا آشنایی داشته باشند.

3 ـ هنگامیکه در روند گزینش از هیأت داوران استفاده می‌شود، قوانین به صورت ذیل هستند:
·        مدیر منابع انسانی و مدیر استخدامی اعضای بالقوه هیأت مصاحبه را تعیین می‌کنند.
·        هیأت از حوزه کاری مشابه یا بسیار نزدیک به آن انتخاب خواهد گردید.
·       هیأت با دستورالعمل‌های گزینش آشنا خواهد بود.
·       هیأت نمایانگر گونه گونی و تنوع  سازمان خواهد بود.
·        هیأت شامل 2 تا 5 عضو خواهد بود.
·        هیأت یک رئیس انتصابی خواهد داشت.

3 ـ اولویت‌های استخدامی و پیش از استخدامی

بخش بازبینی صلاحیت‌ها مجموعه اولیه متقاضیان را برای تعیین متقاضیان با وضعیت ممتاز مورد ارزیابی قرار خواهد داد. تمامی اولویت‌های اشتغال یا اشتغال مجدد، طبق سیاست ایالتی معین می‌گردند. این مسأله در برخی موارد نیازمند آن است که تقاضانامه افراد با اولویت‌های خاص، در زمره تقاضانامه‌هایی باشند که به مدیر استخدامی ارجاع داده می‌شوند. تمامی افراد مربوطه در ارزیابی تقاضانامه‌ها از جمله مدیر استخدامی، توصیه و راهنمایی هایی در خصوص اولویت هایی که باید لحاظ گردند،  از اداره منابع انسانی دریافت خواهند نمود.

در خصوص متقاضیانی که اولویت‌های ذیل را دارا هستند باید ملاحظات فوق اعمال گردد:

1 ـ کارمندانی که طبق برنامه زمان‌بندی شده قرار است منفک شده یا از طریق برنامه کاهش نیروی کاری، از سازمان جدا شوند، نسبت به متقاضیان دیگر اولویت دارند. متقاضیان نظام کاهش نیروی کاری لازم است تنها صلاحیت های حداقل را دارا باشند تا از اولویت برخودار گردند.

2 ـ کارمندانی که به صورت غیر عادلانه از انجام سیاستگذاری و امور محرمانه جدا شده یا از سمت‌های مدیریتی مستثنی گردیده‌اند، بر متقاضیان دیگر اولویت دارند و لازم است تنها صلاحیت‌های حداقل را دارا باشند تا از اولویت برخوردار گردند.
باید در فرصت‌های اولیه اشتغال به متقاضیان با کفایت و با سابقه اولویت داد.
هنگامی که افراد به گونه قابل ملاحظه از شرایط مساوی برخوردار باشند، کارمندان مشاغل ایالتی برای دارا بودن اولویت نسبت به دیگر متقاضیان واجد شرایط هستند.
نکته: برای دارا بودن اولویت های متعدد اشتغال و اشتغال مجدد، به سیاست گزینش و استخدام او‌اس‌پی ( osp ) رجوع نمایید.

4 ـ‌ توصیه و تصمیم گیری  گزینش نهایی

توصیه و تصمیم گیری پیرامون گزینش نهایی باید از میان متقاضیان با شایستگی بالا صورت پذیرد. نسبت به متقاضیانی که اولویت اشتغال مجدد دارند، توجه ویژه ای اعمال خواهد شد و مدیر استخدامی از ابرازهای گزینشی که بی‌طرفانه بوده و بر پایه دانش، مهارت و قابلیت‌های مرتبط با شغل هستند بهره خواهد گرفت. هرنوع ابزار گزینشی برای تمامی متقاضیان در مجموعه پایانی به طور یکسان به‌کار گرفته خواهد شد.

مدیر استخدامی همچنین مسئولیت مستند سازی فرایند گزینش و توجیه توصیه‌های استخدامی یا تصمیمات مربوط به آن را برعهده خواهد داشت. پس از اتخاذ تصمیم گزینشی، سازمان به موقع اعلامیه کتبی را در خصوص عدم انتخاب افراد و ترجیحاً برای تمامی متقاضیان (اما حداقل برای تمامی متقاضیان ناموفقی که در مجموعه ذیصلاح‌ترین افراد قرار دارند) تهیه خواهد نمود. متقاضیانی که در مجموعه ذیصلاح‌ترین افراد قرار دارند و انتخاب نشده‌اند، از تاریخ دریافت اعلامیه کتبی 30 روز فرصت دارند که به تصمیم گزینشی اعتراض نمایند. اداره منابع انسانی برای راهنمایی و کمک به مدیر استخدامی در هر زمان و در طی روند گزینش آمادگی خواهد داشت.

5 ـ روند تایید

روند ذیل در ارتباط با طرح مزبور مورد استفاده قرار می‌گیرد:

مدیر واحد استخدامی پیشنهادها را به مدیر بخش ارسال می‌دارد. سپس مدیربخش، مجموعه اسناد اشتغال را جمع‌آوری کرده و به بخش خدمات اجرایی اداره منابع انسانی وزارت حمل و نقل می‌فرستند. بخش مزبور مجموعه را بازبینی و ارزیابی صلاحیت‌ها و امور مربوط به حقوق کارمندان  را انجام می‌ دهد. چنانچه متقاضی پیشنهادی، در زمره متقاضیان با صلاحیت بالا نباشد، بخش خدمات اجرایی برای تضمین اینکه روند استخدامی برپایه شایستگی مناسب در پیش گرفته شده است با بخش باز بینی صلاحیت‌ها هماهنگی خواهد نمود. سپس بخش خدمات اجرایی، مجموعه را به بخش روابط عمومی کارمندان اداره منابع انسانی ارسال می‌دارد. بخش روابط انسانی مجموعه را بررسی نموده و داده‌های مربوط به استخدام برابر را ثبت می‌نماید و مجموعه را به مدیر منابع انسانی وزارت حمل و نقل می‌فرستند.

هنگامی‌که مدیر منابع انسانی با گزینش موافقت نمود مجموعه اسناد اشتغال به بخش خدمات اجرایی باز پس فرستاده می‌شود و در آنجا آنان مدیر بخش را از موافقت مدیر آگاه می سازند. مدیر بخش، مسئول مطلع ساختن بخش خدمات اجرایی از تاریخ گزینش کارمند می‌باشد. سپس بخش خدمات اجرایی کار افزودن نام فرد و یا روز آمد کردن اطلاعات وی برروی سیستم ایالتی را به انجام می‌رساند.

6 ـ‌ مستند سازی روند کار

حفظ اسناد روند گزینش و استخدام بر پایه شایستگی در زمره اقدامات وزارت حمل و نقل خواهد بود . این کار به منظور حمایت از تصمیمات و فراهم کردن اطلاعات مبتنی بر واقعیت جهت نظارت و ارزیابی  اقدامات گزینش واستخدام می باشد.
هرپرونده استخدامی  برای حداقل سه سال، نگهداری و حفظ خواهد گردید.
هر پرونده حاوی موارد ذیل خواهد بود:
سابقه ای از تحلیل شغلی صورت گرفته برای پستهای خالی مشتمل بر نوع صلاحیتها،توانایی ها و آموزشها،معیارهای گزینشی برآمده از تحلیل شغلی

گهی استخدامی
ابزارها و ملاک‌های گزینش
تقاضانامه‌های دریافت شده
فهرست و ثبت اولویت  استخدام
گزارش تصمیم گیری گزینش
فهرست متقاضیان به صورت فاقد صلاحیت، دارای صلاحیت و باصلاحیت بالا.

7 ـ نظارت / ارزیابی
اداره منابع انسانی به صورت مقطعی، داده‌های برنامه در سازمان را مورد بررسی قرار خواهد داد تا اطمینان حاصل کند که اقدامات گزینش و استخدام مطابق طرح و سازمان هستند. اداره منابع انسانی خلاصه‌ای سالیانه از کار گزینش را برای وزیر جمع‌آوری و تحلیل خواهد نمود. گزارش مزبور حاوی تحلیل تاثیرات بر گروه‌های جمعیت شناختی، استثنائات وارده به خط مشی سازمان و دیگر عوامل مربوطه خواهد بود. اداره منابع انسانی همچنین از الزامات خبر رسانی و روزآمد کردن طرح که در حوزه اختیارات اداره پرسنل ایالتی می‌باشد، پیروی خواهد نمود.
8 ـ روند استینافدر صورتی‌که تمامی شرایط زیر برقرار باشد کارمند ایالتی یا متقاضی می‌تواند برای اشتغال مقدماتی ایالتی،  مستقیما از طریق  شعبه حقوق مدنی اداره دادرسی اجرایی، شکایت نماید،:  شخصی که ادعای نقض حقوق می نماید در طی دوره اعلام شده برای تقاضا، برای سمت مورد بحث تقاضا داده باشد.  شخصی که ادعای نقض حقوق می‌نماید برای پست مورد بحث به استخدام در نیامده باشد.   شخصی که ادعای نقض حقوق می‌نماید در زمره مجموعه متقاضیان با بالاترین میزان صلاحیت باشد.  متقاضی که موفق شده تصدی پست مزبور را بدست آورد در زمره مجموعه متقاضیان با بالاترین میزان صلاحیت نباشد. تصمیم استخدامی به دلیل وابستگی یا نفوذ سیاسی در تناقض با قانون جی‌اس 2 و 14 ـ 5 و 126 باشد.کارمند ایالتی و یا متقاضیانی که شکایت دارند باید در طی 30 روز پس از دریافت اعلامیه کتبی دال بر اشغال پست مورد بحث، شکایت خویش را به شعبه حقوقی و مدنی ارسال دارندعبه حقوق مدنی باید تصمیم‌گیری اولیه در این خصوص را انجام دهد که آیا دلیل محتملی برای قبول این مساله وجود دارد که نقض قانون جی‌اس2 و 14ـ‌126 رخ داده است یا خیر؟ نین شعبه حقوق مدنی، تحقیقات رسمی و غیر رسمی مناسب را انجام می‌دهد تا تعیین نماید که آیا دلیل محتملی برای قبول این مساله وجود دارد که نقض قانون جی‌اس 2 و 14 ـ‌126 صورت گرفته است یا خیر؟  مدت زمان تحقیقات و حیقیقت یابی شکواییه باید توسط شعبه حقوق مدنی در خلال سی روز پس از دریافت شکوائیه تکمیل گردد. شعبه حقوق مدنی او‌آی‌اچ (‌OAH‌ ) باید شخصی را که ادعا می‌شود در تناقض با قانون جی‌اس 2 و 14 ـ‌ 126 استخدام گردیده است، از استیناف مطلع گرداند. شخص مزبور می‌تواند هرگونه اطلاعاتی که به تصمیم اولیه مربوط می‌گردد ارائه نماید. همچنین شخص استخدام شده باید از نتایج تصمیم‌گیری اولیه شعبه مطلع گردد و این حق را دارا باشد که در هرگونه روند اجرایی مربوط به جی‌اس‌23ـ‌B  150 مداخله نماید.
بر پایه  تصمیم اولیه دال بر این‌که دلیل محتملی برای قبول این مساله وجود دارد که نقض قانون جی‌اس 2 و 14 ـ‌126 رخ داده است، شاکی می‌تواند در طی 15 روز دادخواستی برای پرونده مورد اعتراض طبق قانون جی‌اس 1 و 34 و 126 و ماده 3 فصل  B 150 مقررات عمومی ارائه دهد.
چنانچه تصمیم اولیه دال بر این باشد که دلیل محتملی برای قبول این مسله وجود ندارد که مورد نقضی روی داده است، تصمیم متخذه پایان بخش قطعی هرگونه حقوقی طبق بخش مزبور است اما نباید هیچگونه روند کاری یا اقدام مدنی جداگانه یا متعاقبی را به همراه آورد یا موجه و محکمه پسند تلقی گردد.
در طی 90 روز پس از ثبت دادخواست پرونده مورد اعتراض، قاضی حقوق اجرایی باید رأی توصیه‌ای  خود را خطاب به کمیسیون پرسنل ایالتی صادر نماید که حاوی یافته‌های حقیقت و نتیجه‌گیری‌های حقوقی و یک راهکار مناسب توصیه‌ای باشد.
در خلال شصت روز پس از دریافت سابقه رسمی توسط اداره دادرسی اجرایی، کمیسیون پرسنل ایالتی طبق قانون رأی کتبی نهایی را صادر می‌نماید.
روشهای قدیمی و جدید گزینش
کلارک هال (Clark Hull) که برای بسیاری از روانشناسان شناخته شده است، در کتابی که تحت عنوان آزمون شایستگی (aptitude testing) در اوایل کار حرفه ای خود به رشته تحریر در آورده بود ، نسبت نتایج بهترین و بدترین کارمندان را در مشاغل مختلف تحلیل کرده است. در یک حالت
ایده آل، دو فردی  که یک کار را تحت شرایط یکسانی انجام می دهند، نتیجه یکسانی را به لحاظ کارایی خواهند داشت. اما در واقعیت برخی کارکنان کارایی بیشتری نسبت به دیگران دارند. هال اولین روانشناسی بود که این سوال را مطرح کرد که بهره وری و سودمندی  کارکنان چقدر با یکدیگر تفاوت دارد. وی این اصل را کشف کرد که باید بر دیوار تمامی  مدیران نصب شود: بهترینها، دوبرابر بهتر از بدترینهایند.
گاهی اوقات مدیران منابع انسانی در متقاعد کردن همکاران خود به این موضوع که بخشهای منابع انسانی نقش مهمی در موفقیت سازمان دارند، دچار مشکل می شوند. بدلیل اینکه این بخشها چیزی را تولید نمی کنند و یا محصولی را نمی فروشند، برخی از مدیران و همکاران فکر می کنند که بخش منابع انسانی ارزشی را به سازمان اضافه نمی کند. البته این امر نشانگر رهیافت کوته بینانه به سازمانها  بوده و این واقعیت را نادیده می گیرد که مهمترین سرمایه یک سازمان ، کارکنان آن هستند.
روانشناسان تکنیک های خاصی را ابداع نموده اند که  نشان دهنده  این موضوع است که یافتن و حفظ کارکنان شایسته به ارزش سازمان می افزاید. تکنیک ارزیابی عقلانی (Rational Estimate) میزان تغییر کارکرد کارکنانی که  با توجه به نقش آنها در افزایش ارزش سازمانی یک کار را انجام می دهند ، تخمین
می زند. این امر به مدیر منابع انسانی میزان تغییر  سودمندی یک کارمند معمولی و یک کارمند خوب را در یک شغل نشان می دهد. برای برنامه نویسان کامپیوتری ارزیابی عقلانی که اشمیت انجام داده است نشان می دهد که یک برنامه نویس خوب به اندازه 10 هزار دلار در سال به نسبت یک برنامه نویس معمولی سود آوری دارد. این گونه ارزیابی ها به روشنی نشان می دهند که مدیر منابع انسانی بوسیله شناسایی و انتخاب مدیران مناسب ، همچنین از طریق آموزش آنها و در نهایت حفظ آنان می تواند مقدار بسیار زیادی بر ارزش سازمان بیفزاید.

اشمیت در ادامه،  مثالهای دیگری از بخشهای دولتی در ایالات متحده می زند:
یک کارفرمای کوچک ، مانند پلیس فیلادلفیا ( با 5 هزار نفر پرسنل)  می تواند سالانه 18 میلیون دلار با استفاده از آزمونهای روانشناسی در گزینش بهترین افراد ، در هزینه های خود صرفه جویی نماید.
یک کارفرمای بزرگتر مانند دولت فدرال ایالات متحده ( با 4 میلیون کارمند)، می تواند سالانه 16 میلیلرد دلار با استفاده از آزمونها صرفه جویی نماید.

برخی منتقدان به محاسبات اشمیت و هانتر، خدشه  وارد می کنند از این جهت که همه شرکتها در کشور نمی توانند بهترین را انتخاب نمایند و برخی باید مابقی برنامه نویسان را انتخاب نمایند. لذا گزینش خوب نمی تواند بهره وری ملی را ارتقا دهد و تنها بهره وری شرکتها و سازمانهایی ارتقا خواهند یافت که از روشهای گزینش مناسبی برای جذب با استعداد ترین و بهترینها استفاده نمایند.

استخدام :
آگهی موجب جذب داوطلبانی خواهد شد که فرم درخواست کار را کامل و بازگردانده اند. با معرف های داوطلبان تماس گرفته می شود و در این مرحله عده ای از ادامه فرایند رسیدگی حذف می شوند. داوطلبانی که از مرحله بررسی معرف ها با موفقیت گذر کرده ا ند برای مصاحبه دعوت می شوند. کارفرمایان در ابتدا تلاش می کنند تا داوطلبان زیادی را جذب نموده و سپس آنها را از فیلترهای گوناگونی عبور  دهند تا  تعداد داوطلبان با تعداد پست های خالی برابر شود.
منابع استخدام:
روشهای مختلفی برای جذب داوطلبان از سوی کارفرمایان وجود دارد که از جمله می توان به آگهی تبلیغاتی، آژانسهای کاریابی خصوصی یا دولتی، اینترنت و مراجعه حضوری به سازمانها ( افرادی که به سازمانها مراجعه کرده و معمولا سوال می کنند که آیا کاری برای آنها وجود دارد.)، نمایشگاه مشاغل و .. نام برد.کارفرمایان باید به تحلیل دقیق منابع استخدامی، دقت نمایند که کدام یک از این منابع، افراد بهتری را معرفی خواهند کرد.

اطلاع قبلی از ماهیت واقعی شغل
بسیاری از سازمانها بدلیل نگرانی از اینکه کسی برای شغل مورد نیاز آنها درخواست نکند، تصویر بسیار زیبا و جذابی از یک شغلی که واقعا خسته کننده و ناخوشایند است ارائه می دهند. در ایالات متحده اطلاع  قبلی از ماهیت واقعی شغل در سطح وسیعی بکار برده می شود تا بواسطه آن به داوطلبان گفته شود که مثلا یک کارمند مرکز تلفن چه کاری انجام می دهد و محیط کاری آن چگونه است: از نزدیک نظارت
می شود‏، خسته کننده و شغلی منزوی است. شایان ذکر است که هرچه در آگهی تبلیغاتی شرایط و شرح یک شغل با دقت بیشتری صورت گیرد داوطلبان نامناسب کمتری، در خواست کار خواهند داد.
استخدام غیر رسمی
برخی افراد توسط توصیه دیگران یا کارکنان فعلی استخدام می شوند. این امر علاوه بر اینکه هزینه کمتری را در بر خواهد داشت بنا بر تحقیقات انجام شده موجب استخدام افرادی خواهد شد که می توانند مدت بیشتری را در سازمان بمانند. این امر به این دلیل است که آنها شغل مورد نظر را بهتر درک خواهند نمود. اما آژانسهای استخدام  نظیر کمیسیون برابری نژادی در بریتانیا، روند های استخدامی غیر رسمی را نمی پسندند و معتقدند که این نوع استخدام منجر به ایجاد محیط یک نواختی خواهد شد.

گزینش بوسیله سه روش کلاسیک
کارفرمایان معمولا پس از آنکه داوطلبان را برای شغلی دعوت می کنند تلاش دارند تا مناسبترین افراد را انتخاب نمایند. بسیاری از سازمانها همچنان از روشهای سه گانه کلاسیک و سنتی یعنی فرم درخواست‏، مراجعه به معرف ( یا توصیه نامه از سوی شخصی) و مصاحبه استفاده می کنند.

فرم درخواست

نقش فرم در خواست این است که مانند اولین فیلتر عمل می نماید که در نتیجه آن، تعداد محدودی از داوطلبان برای ادامه رسیدگی باقی می مانند. این رویه اصطلاحا غربال کردن نامیده می شود. تحقیقات نشان داده است که این مرحله معمولا بطور مؤثری انجام نمی شود. مک ویرث‏، شولر و موسر با استفاده از تحلیل سیاستگذاری، روشهایی را که مدیران پرسنلی با آن داوطلبان را مورد بررسی قرار می دهند،  باز سازی کرده اند. مک ویرث و دیگران متوجه شدند که زمانی که ازمدیران درباره چگونگی بررسی و گزینش داوطلبان سوال می شود،  آنچه که مدیران انجام می دهند با آنچه که می گویند بسیار متفاوت است. مدیران معمولا اظهار می دارند که گزینش بر اساس توانایی های ثابت شده و سوابق اجرایی گذشته فرد صورت می گیرد اما در عمل آنها معمولا داوطلبان رابرای آنکه فرم درخواست آنها درهم برهم و یا بد خط است، حذف می کنند.

گزینش و انصاف
دیویسون و بروک 49 پژوهش را  در خصوص تعصب جنسی در تصمیمات استخدامی ،  مورد بررسی قرار داده اند و متوجه شدند که تعصبهای زیادی بر ضد داوطلبان زن  از سوی گزینشگران مرد و زن صورت می گیرد. هرچه اطلاعات راجع به یک شغل کمتر داده شود،  تبعیض بیشتری بر علیه زنان انجام می شود. در بریتانیا کمیسیون برابری نژادی توصیه می نماید که گزینش داوطلبان توسط دو نفر بعمل آمد. در ایالات متحده راهنمای آزمون های قبل از استخدام کمیسیون فرصتهای برابر شغلی ، برخی از سوالهای فرمهای درخواست کار را مبهم دانسته و اظهار می دارد که معلوم نیست که آیا این سوالات مربوط به کار هستند یا خیر؟
اما یک نگرانی دائمی این است که آیا داوطلب پاسخ های درستی را در پرسشنامه ها می نویسد یا خیر؟ هرچند تاکنون تحقیق با کیفیتی در این مورد صورت نگرفته است. در یک بررسی که توسط کینان در یکی از دانشگاههای بریتانیا انجام شد‏، 73% از داوطلبان پذیرفتند که در مورد دلایل انتخاب یک شرکت برای کار صادق نبودند. موضوع نگران کننده تر اینکه 40 درصد از آنها هیچ نوع تعهدی را برای صادق بودن در مورد منافع و سرگرمی های خود  احساس نکردند.
ارتقاء شیوه بررسی درخواستها: رتبه بندی آموزش و تجربه
در ایالات متحده، بررسی داوطلب ها توسط درجه بندی تجربه و آموزش انجام می شود که در آن بدنبال تعیین تجربه و میزان آموزش فرد خواهند بود.

ارتقا فرمهای درخواست : صلاحیتهای رفتاری
از داوطلبان خواسته می شود سوابق کاری مربوط به صلاحیتهای شغل مورد نظر را شرح دهند. برای مثال معیار توانایی تاثیر گذاری بر دیگران، به این صورت مورد ارزیابی قرار می گیرد که از شما خواسته
می شود تا زمانی را که شما برای مجاب کردن فردی برای یک عمل غیر معمول صرف می کنید، شرح دهید.

ارتقاء فرمهای درخواست: شایستگی های حداقلی
لوین (Levine) با پرسش از گروهی از کارشناسان در مورد تجربیات و ویژگی های کارمندی که به سختی پذیرفته می شود، فهرستی از حداقل صلاحیتهایی که یک نفر باید داشته باشد، تهیه کرد.

تحقیق پیشینه
فرمهای درخواست، حاوی اطلاعاتی است که داوطلب آنها را فراهم می کند. اما برخی از کارفرمایان  کنترل و تحقیقاتی را در مورد داوطلبان انجام می دهند که شامل موضوعاتی از قبیل سابقه جنایی‏، سوابق رانندگی، سابقه مالی و اعتباری، سابقه استخدامی ، تحصیلی و حتی اشتهار و شیوه زندگی فرد می شود. این امر در ایالات متحده مرسوم بوده و آژانسهای خاصی نیز برای انجام دادن چنین کارهایی وجود دارند. در بریتانیا تحقیقات مربوط به پیشینه برای کسانی که با بچه ها سرو کار دارند ( از جمله می تواند شغل معلمی نیز باشد) توصیه شده است . اما این کار برای کارکنان دولت که به اطلاعات طبقه بندی شده دسترسی دارند بکار می رود که به این فرایند (positive vetting.) می گویند.  در این کشور اداره سوابق جنایی به این منظور ایجاد شده است تا اطلاعات مربوط به سوابق جنایی افرادی را که برای مشاغل مرتبط با کودکان و نوجوانان در خواست کار کرده اند ، به اشخاص ذی صلاح ارائه دهد.

معرف ها : 
این موضوع بر این اصل واقع شده است که بهترین روش شناخت یک نفر‏، سوال کردن از کسی است که او را به خوبی می شناسد، افرادی مانند کارفرمای قبلی و یا معلم مدرسه . این اصل ‏، اصل معتبری است. زیرا کارفرمایان سابق ممکن است اطلاعات ارزشمندی داشته باشند. هرچند تجربه نشان داده است که معرف ها معمولا  در پیدا کردن کارمند موثر تاثیر چندانی ندارند.

مصاحبه:
آخرین مرحله معمولا مصاحبه است.یک شرکت بریتانیایی در تحقیقی که انجام داده است ،تنها یک شرکت را پیدا کرده است که هرگز از مصاحبه در روند گزینش استفاده نکرده است.
نقش اینترنت:
امروزه تبلیغ، درخواست کار، بررسی و غربال کردن فرمهای درخواست و حتی ارزیابی داوطلب می تواند بصورت الکترونیکی صورت پذیرد و این امر در فرایند گزینش و استخدام تسریع می نماید. امروزه  افراد از استخدام ظرف چند روز صحبت می کنند، در حالیکه با رهیافتهای سنتی  هفته ها یا ماه ها طول می کشید تا استخدامی صورت پذیرد.
امروزه در اینترنت مشاغل بسیاری تبلیغ می شود و کارفرمایان ( سازمانها و وزارت خانه ها) آگهی های استخدامی خود را از طریق وب سایتها اعلام می کنند.
افرادی که امروزه بدنبال شغلی هستند، می توانند جزئیات مورد نیاز کارفرمایان را از طریق وب سایت  به آنان ارائه دهند. این امر به جویندگان کار فرصتی می دهد که قبلا وجود نداشت. سابقا افراد به سختی
می توانستند خودشان را به یک کارفرما به سختی بشناسانند در حالی که  امروزه  می توانند در سطح جهانی به دنبال کار باشند.
امروزه  بسیاری از کارفرمایان از سیستمهای درخواست کار الکترونیکی استفاده می کنند و با این کار فرمهای کاغذی درخواست کار را منسوخ کرده اند. این امر هم باعث استفاده از سیستم بررسی الکترونیکی درخواستها می شود و هم یک نظام فیلترینگ ماهرانه ای ایجاد خواهد شد. با استفاده از برخی سوالات، بسیاری از داوطلبان غیر شایسته مشخص خواهند شد که این امر  باعث صرفه جویی در زمان برای داوطلب و کارفرما می شود.
برخی از کارفرمایان، فرمهای مرسوم کاغذی درخواست کار خود را با سوالات کوتاه در اینترنت عوض کرده اند. کسانی که سابقا در بخش منابع انسانی مشغول کار بودند ( یعنی گزینشگران قبلی) معیار رهبری را از آنچه که به گفته داوطلبان در مدرسه یا دانشگاه انجام می دادند، استنتاج می کردند. اما در روش های جدید این اثر بواسطه سوالات استاندارد بطور دقیقتری مورد ارزیابی قرار می گیرد. همچنین فرمهای درخواست کار مرسوم  یا ارائه سوابق و پیشینه توسط فرد داوطلب (CV) با سوالات شخصیتی کوتاهی جایگزین شده اند که همان کارکرد را دارا هستند.
نرم افزارهایی تهیه شده است که درخواستها و شرح حال های افراد را بررسی می کند که آیا آنها با استلزامات شغل مورد نظر منطبق هستند یا خیر؟ این مکانیسم بسیار سریعتر از بررسی درخواستهای کتبی توسط کارکنان بخشهای منابع انسانی خواهد بود. بعنوان مثال سیستم Restrac  می تواند 300 هزار شرح حال را ظرف 10 ثانیه بررسی نماید. سیستمهای غربالگری خودکار (Automated sifting systems)  همچنین می توانند تعصب هایی بر محور نژاد، عدم توانایی یا معلولیت و یا جنسیت را از بین ببرد. برخی نرم افزارهای غربالگری می توانند درخواستهای کتبی را بررسی کنند. در برخی دیگر نیز داده ها می توانند بطور الکترونیکی وارد شده و بررسی شوند. ظاهرا رئیس جمهور بیل کلینتون از یکی از این نرم افزارها برای انتخاب دستیارانش از میان هزاران درخواست کننده، استفاده کرده بود.
آزمونهای استعداد یا ارزیابی های شخصیتی نیز می توانند از طریق اینترنت تکمیل شوند. این امر هم باعث صرفه جویی در زمان و هم باعث صرفه جویی در هزینه های رفت و آمد خواهد شد.
اما باید در نظر داشت که گزینش و استخدام از طریق اینترنت می تواند همراه با مشکلاتی باشد:
همه به اینترنت دسترسی ندارند. تحقیقات نشان می دهد که تفاوتهایی در جنسیت، مذهب، سن و حتی در درامد و تحصیلات وجود دارد که باعث محروم شدن برخی از افراد از اینترنت و به تبع آن از کار می شود.
رسانه های الکترونیکی نیز مشکلاتی که ناشی از سیستم قلمی می شود، دارند. دروغ گفتن از طریق تایپ کردن به همان اندازه ای که با قلم بر روی کاغذ نوشته می شود آسان است و بسیار سهل خواهد بود جوابی را به سوالات بدهیم که کار فرما دوست دارد آنرا ببیند.
غربال کردن و بررسی الکترونیکی بسیار سریع صورت می گیرد اما لزوما زیاد دقیق نیست. اصولا تصمیم گیری که در غربال کردن استفاده می شود به دقت در قوانین بستگی دارد و در نهایت به کیفیت بررسی و تحقیقی که کارفرما انجام داده است بازمی گردد. برخی گزارشها حاکی از آن است که برخی از سیستمهای ارزیابی و بررسی با استفاده از یک سری کلید واژه ها این کار را انجام می دهند و وقتی که داوطلبی اینها را بداند، می تواند به راحتی از این مرحله عبور نماید.

جستجوی صحت  گزینش
آیا هیچ دلیلی وجود دارد که چرا کارکنان نباید با فرمهای درخواست، مراجعه به منابع و مصاحبه گزینش شوند؟ پاسخ بیشتر روانشناسان شغلی مثبت است. تحقیقات روانشناسانه نشان می دهد که منابع تحقیق و مصاحبه ها روشهای نادرست گزینش هستند. صحت و درستی گزینش می تواند به دو موضوع تقسیم شود که عبارتند از اعتبار و اطمینان. یک روش گزینشی خوب :
قابلیت اطمینان دارد- به این معنی که آن روش نتیجه یکسانی را از فردی که بارها با آن روش ارزیابی می شود ، ارائه می دهد.اعتبار دارد- به این معنی که داوطلبان خوب را جذب و داوطلبان بد را رد می کند.

قابلیت اطمینان
اندازه گیری های فیزیکی، ( مانند اندازه گرفتن ابعاد یک مبل) معمولا آنقدر دارای اطمینان هستند که ثبات آنها واضح است. اما ارزیابی های گزینشی اغلب دارای ثبات نیستند. طوری که بدترین آنها ممکن است آنقدر بی ثبات باشد که حامل اطلاعات کمی بوده یا هیچ اطلاعاتی را درباره شخص به ما ندهد.. کانوی، جاکو و گودمن تحقیقاتی را راجع به مصاحبه انجام دادند و متوجه شدند که مصاحبه های مرسوم ( غیر ساختار بندی شده) بسیار نا مطمئن هستند. دو مصاحبه گری که یک نفر را مصاحبه نموده اند ، دو نظر تقریبا متفاوتی را در مورد وی ارائه نموده اند. بهرحال نظر یکی از دو مصاحبه گری که دو عقیده متفاوت را در مورد فرد داوطلب داده اند، اشتباه است، اما کدام یک؟

اعتبار
یک روش گزینش معتبر ، روشی است که داوطلبان خوب را جذب و داوطلبان بد را رد می نماید. پایه و اساس پژوهشهای گزینشی ، مطالعات معتبر سازی است. هر مطالعه معتبر سازی دو سری از داده ها را جمع آوری می نماید که عبارتند از پیشگویی کننده (predictor ) و معیار (criterion.) . دسته بندی هایی که مصاحبه کننده انجام می دهد پیشگویی کننده و شاخص اجرای کار را معیارها شکل می دهند.  توجه داشته باشید که عقیده مصاحبه گر در خصوص داوطلبان و همچنین معیار اجرای کار باید بصورت کمی (Quantitive) در آید. در نتیجه پژوهشگر همبستگی میان پیشگویی کننده و معیار را که در حقیقت ضریب اعتبار خواهد بود،  محاسبه می کند. همچنین یک روش گزینش خوب ، بر اساس هزینه- فایده است؛ به این معنا که سود استفاده از این روش برای جذب و گزینش یک نفر از سوی کارفرما از هزینه آن بالاتر خواهد بود.
گزینش و قانون استخدامی منصفانه ( بیطرفانه)علاوه بر اطمینان و اعتبار، گزینشگران باید قوانین فرصتهای برابر شغلی و استخدام منصفانه را به خاطر داشته باشند. این قانون ها روندهای گزینش را در ایالات متحده برای 40 سال ، از زمانی که قانون حقوق مدنی در سال 1964 تبعیض را در خصوص نژاد، رنگ، مذهب، جنسیت در استخدام ممنوع کرد ، شکل داده است. پس از مدتی قوانین دیگری بحث های سن و معلولیت را هم به موارد فوق اضافه نمودند.قوانین مشابهی در بریتانیا وجود دارد که ازجمله آنها قانون روابط نژادی(1976)، قانون تبعیض نژادی (1975) و قانون تبعیض معلولان ( 1995) هستند. جدول زیر نشان می دهد که چطور قوانین استخدامی بیطرفانه در امریکا بکار گرفته می شوند. کشورهای توسعه یافته دیگر، از جمله برتانیا و برخی کشورهای غرب اروپا مدل مشابهی را دنبال نمودند و مفاهیم کلیدی زیادی را تصویب کردند. 
اگر گزینش، زنان و افراد غیر سفید پوست زیادی را  رد نماید می گویند که آن سیستم گزینش تاثیر معکوس ایجاد کرده است. البته کارفرمایان می توانند بر اساس سهمیه بندی اثر معکوس را حذف و یا کاهش دهند. اما  در عوض کارفرمایان استدلال می کنند که اثرات معکوس نمی تواند بعنوان یک امر غلط استناد شود چراکه آزمونهای شغلی مرتبط با شغل – یا به تعبیر روانشناسان معتبر-  بوده اند.
توجه داشته باشید که اثر معکوس مانند آنچه که افراد درباره تبعیض، فکر می کنند نیست. اثر معکوس،  به معنی رد کردن اقلیتها به منظور باز گذاشتن شغلها برای سفید پوستان و یا رفتار متفاوت با اقلیتها  نیست. اثر معکوس به معنی این است که یک کارفرما بوسیله تعیین معیارها و استانداردهایی باعث جذب عده ای خاص شود و بواسطه آن  به تبعیض متهم شود. مثلا تستهای وزن، قد و توانایی برای گزینش پلیس و یا آتش نشان ها و نیروهای ارتش منجر به اثر معکوس میشود زیرا بواسطه این معیارها، زنان زیادی رد
می شوند. در بریتانیا برخی کارفرمایان، داوطلبانی را که برای بیشتر از 6 ماه بیکار بوده اند را به این دلیل که آنها عادت کار کردن را از دست داده اند رد می کنند. کمیسیون برابری نژادی استدلال می کند که این امر منجر به اثر معکوس خواهد شد چراکه بیکاری در میان اقلیتها بیشتر است. اثر معکوس، تاثیر روش گزینش را ارزیابی می نماید و به نیت افرادی  که آنرا انجام می دهند نظر ندارد.

رویه های جاری گزینش
در ایالات متحده :
شکل زیر خلاصه ای از بررسی جدیدی است که بر 251 کارفرمای ایالات متحده صورت گرفته است، و نشان می دهد که مراجعه به معرف ها مهمترین و معمولترین روشی است که برای گزینش افراد استفاده می شود. بدنبال آن به ترتیب مصاحبه های ساختار بندی شده ، آزمونهای مواد مخدر، مصاحبه های غیر ساختار بندی شده، شرح حال، استفاده از مراکز ارزیابی و مصاحبه های روانشناسی ( شخصیت، توانایی و …) در گزینش افراد استفاده می شود. کسانی که تازه از دانشگاهها و مراکز علمی فارغ التحصیل می شوند از طریق دستاوردهای علمی و یا دوره کار آزمایشی مورد بررسی قرار می گیرند.

یک تحقیق دیگر که به شکل عمیقتری صورت گرفته است ، این سوال را مورد کنکاش قرار داده است که چرا مدیران پرسنلی از روشهای مختلفی استفاده می کنند و یا بعضا  استفاده نمی کنند؟ در پاسخ به این موارد مهمترین عامل، دقت کار بود و کم اهمیت ترین آن هزینه  و خطر بی عدالتی در استخدام بود!  اما در میان این عوامل، متغییر های دیگری نیز وجود داشتند که از جمله  اهانت به داوطلب و فریب دادن او و تقلید از سایر ارگانها دراین امر بودند. در میان روشها اگرچه مصاحبه از جمله مهمترین روشهای گزینش بوده ولی بعنوان روشی که زیا د دقیق نیست و داوطلبان می توانند دروغ بگویند، شناخته شد. هاریس (Harris) یکی از پژوهشگران اعتقاد دارد که مدیران امور پرسنلی از کمبودهای مصاحبه اطلاع دارند، اما از آن استفاده می کنند چراکه علاوه بر ارزیابی، آن ملاحظات دیگری را نیز تامین می کند. در مقابل این امر روزل (Rozell) و همکارانش از مدیران پرسنلی این سوال را مطرح کردند که چرا از یک روش خاص استفاده نمی کنند. در پاسخ به این امر عده ای آن آزمونها را مفید نمی دانستند( مثل آزمونهای توانایی ذهنی) و برخی هم در مورد روشها ، آشنایی نداشتند.

بررسی 251 کارفرما در ایالات متحده
در انگلستان :
جدیدترین بررسی صورت گرفته در بریتانیا ( توسط هاد گین،دالی و پین) نشان می دهد که سه روش کلاسیک ( مصاحبه، فرم درخواست و مراجعه به معرف) تقریبا جهانی است و در این کشور نیز بکار برده می شود اما روشهای جدید تری نیز به آن اضافه شده است.(شکل زیر)

بررسی صورت گرفته از 176 کارفرما در انگلستان

الف- استخدام فارغ التحصیلان
کینان(Keenan) در سال 1995 در مورد استخدام فارغ التحصیلان در بریتانیا تحقیقی را انجام داده است که نشان می دهد فرایند گزینش مشتمل بر پر کردن فرمهای درخواست، مصاحبه، و مراجعه به معرف است. در مرحله نهایی کارفرمایان دوباره از مصاحبه استفاده می کنند و تقریبا نصف آنها از مراکز ارزیابی نیز استفاده می کنند. در تحقیقی دیگر مشخص شد که تقریبا تمامی آژانسهای استخدامی که بیشتر کارفرمایان انگلیسی جهت گزینش افراد به آنها مراجعه دارند، از مصاحبه استفاده می کنند. همچنین  در حدود 81 درصد از مراجعه به معرف و تقریبا نیمی از آنها از آزمونهای روانشناسی استفاده می کنند. همچنین در این کشور به ندرت از شرح حال ها و خط شناسی استفاده می شود.

ب – کارکنان دانشگاهها
فاستر،ویکی و موس ،
در یک بررسی نشان دادند که کارکنان دانشگاهها در بریتانیا همچنان با روشهایی مانند فرم درخواست کار، استفاده از منابع و معرف ها و مصاحبه استخدام می شوند و از آزمونهای روانشناسی و مراکز ارزیابی به ندرت استفاده می گردد. اما بهر حال بیشتر دانشگاهها علاوه بر سه روش کلاسیک از روش دیگری استفاده می کنند که دارای ارزش هایی است.

ج- مشاغل کوچک
بیشتر بررسی ها به کارفرما یان بزرگی اختصاص یافته اند که دارای بخش پرسنلی هستند و در ارتباط با گزینش چیزهایی می دانند. اما یک سوم نیروهای کاری در بریتانیا برای کارفرمایانی کار می کنند که کمتر از 10 نفر کارمند یا کارگر دارند. بارترم ( Bartram) یکی از محققان این امر متوجه شد که کارفرمایان کوچک بیشتر به مصاحبه تکیه می کنند تا بواسطه آن درستکاری، صداقت و علاقه فرد به کار را مورد ارزیابی قرار دهند و این در حالی است که کمتر به توانایی کاری وی توجه می کنند. یک پنجم از آنها از شبیه سازی کاری و یا آزمونهای تحصیلی استفاده می کنند و یک ششم به آزمونهای توانایی و استعداد توجه دارند.

در سایر کشور های اروپایی
در تحقیقی که توسط دنی و تورچی در 12 کشور اروپای غربی صورت گرفت چند روش گزینش مورد بررسی تطبیقی قرار گرفت. جدول زیر تفاوتهای موجود را شرح می دهد.  در فرانسه خط شناسی اهمیت زیادی دارد  ولی کشورهای دیگر از این روش استفاده نمی کنند.  فرم درخواست تقریبا در همه جا به جز سوئد استفاده می شود. از روش مراجعه به معرف ها نیز تقریبا استفاده فراگیری می شود اما در کشورهای اسپانیا، پرتقال و هلند کمتر به آن توجه می شود. آزمونهای هوش سنجی در فنلاند، پرتقال واسپانیا بسیار استفاده شده و لی در آلمان و ترکیه کمتر از آن استفاده می گردد. آزمونهای استعداد نیز در اسپانیا و هلند زیاد استفاده شده ولی در سوئد، ترکیه و آلمان کمتر استفاده می گردد.  در این کشور ها بجز انگلستان ، اسپانیا و هلند از مراکز ارزیابی کمتر استفاده می شود.  گزینش گروهی نیز در این کشور ها زیاد استفاده نمی شود بجز در پرتقال ، اسپانیا و ترکیه.

سایر یافته ها
درباره گزینش در دیگر کشورهای جهان کمتر اطلاعاتی در دست است. بررسی های اخیر که توسط تیلور و اسمیت و همکارانشان انجام گرفته نشان می دهد که در نیوزلند و استرالیا از روشهای مشابه انگلستان در این فرایند استفاده میشود. مصاحبه، مراجعه به معرف ها و فرمهای درخواست امروزه روشهای جهانی هستند و روشهای دیگری مانند آزمون های شخصیت، توانایی و … تنها در برخی کشورها استفاده میشوند. آرتور یکی از محققان، که در باره این فرایند در نیجریه و غنا تحقیق کرده است می گوید در این کشورها 90 درصد از مصاحبه، 46 درصد از مراجعه به معرف ها  و 11 درصد از شبیه سازی های کاری استفاده می کنند.طبق آخرین بررسی ها،  آزمونهای توانایی ذهنی در کشورهای بلژیک،هلند، اسپانیا بیشتر استفاده شده و در آمریکا و ایتالیا کمتر از این روش بهره می گیرند.    از آزمونهای شخصیتی در اسپانیا بیشتر استفاده می شود.  آزمونهای تصویری ( projective tests) در پرتقال،اسپانیا و افریقای جنوبی بیشتر استفاده می شود در حالیکه کشورهای آلمان، یونان، بریتانیا، ایرلند، ایتالیا و سنگاپور از این روش کمتر استفاده می کنند.  آزمونهای مواد مخدر نیز در پرتقال، سوئد و ایالات متحده بیشتر استفاده شده و در ایتالیا و سنگاپور به ندرت استفاده می شود.

منبع: وزارت بهداشت، هیأت گزینش