چگونه از قانون پارکینسون به نفع خود بهره ببریم؟!

زمان انجام یک فعالیت تا وقتی که برایش زمان در نظر گرفته ایم طول می کشد… اگر به مبحث بهره وری علاقه مندید  قاعدتا با “اصل پارکینسون” آشنا هستید. پارکینسون، نامِ یک قانون مهم در روانشناسی و مدیریت است. این اصل در سال در سال 1985 توسط سی نورتکوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) نویسنده و مورخ انگلیسی مطرح شد، پارکینسون در مقاله ای اشاره می کند که تعداد کارمندان یک نظام بوروکراسی سالانه 5 تا 7 درصد افزایش پیدا می کند بدون اینکه میزان کار آن سازمان افزایش پیدا کند. بد نیست بدانید بین قانون پارکینسون و بیماری پارکینسون هیچ ارتباطی وجود ندارد، اگر چه هر دوی این ها به افتخار کاشفانشان نام گذاری شده اند.
قانون پارکینسون: زمان انجام یک فعالیت تا وقتی که فرصت برای انجام آن در نظر گرفته ایم طول می کشد… این قانون می گوید، معمولا افراد تمایل دارند کاری که به آن ها محول شده را تا پایان تاریخی که از قبل برای انجام آن تعیین شده، به تعویق بی اندازند.  این بدان معنی است که مثلا اگر شما یک هفته برای انجام یک فعالیت 2 روزه زمان بدهید (از لحاظ روانی) پیچیدگی و سختی این فعالیت به میزانی که یک هفته تمام وقت شما را پر کند افزایش می یابد… اگرچه ممکن است در زمان اضافی در نظر گرفته شده بجز تحمل فشار و استرس ناشی از انجام آن کار، هیچ کار اضافه دیگری انجام نشود. بنابر این با تخصیص دادن زمان مناسب برای انجام هر فعالیت، هم زمان بیشتری به دست می آوریم هم از لحاظ روانی پیچیدگی ها و دشواری ها و استرس های ناشی از آن را می کاهیم…

اصل پارکینسون جادویی برای کاهش زمان انجام فعالیت ها نیست!

در مقاله ای راجع به قانون پارکینسون، نوشته شده بود که اگر نظارت دقیقی بر روی کار وجود داشت می شد به فعالیتی که 1 دقیقه طول می کشد 1 دقیقه وقت اختصاص داد و آن کار آنقدر ساده می شد که 1 دقیقه ای به انجام می رسید! ولی فراموش نکنیم قانون پارکینسون دقیقا همان مشاهدات و نظارت است، نه جادویی برای کاهش زمان انجام فعالیت ها!

>

وقوع آن به این دلیل است که آدم ها زمان بیشتری برای انجام فعالیت های خود پیشگویی می کنند، گاهی به این دلیل که می خواهند خیال خود را با اضافه کردن “بافر” (Buffer) به زمان پیشبینی شده خود راحت کنند… و گاهی نیز بدلیل باور نادرست خود از میزان زمانی است که ممکن است یک فعالیت طول بکشد. نمی توان اثر بخشی این قانون را باور نمود تا اینکه این اصل را بر روی فعالیت های روزمره پیاده کنیم و با آزمایش آن بر روی کارهای خود ببینیم چقدر راحت می توان فعالیت ها را با سرعت بالاتر و در زمان کوتاه تری انجام داد… 

خیلی از کارمندان و کارکنان به قانونی نانوشته اعتقاد دارند… “بیشتر و سخت تر کار کن و کمتر فکر کن و خلاقیت به خرج بده!” این باور به زمانی بر می گردد که این احساس وجود داشت که هر چقدر کاری بیشتر طول بکشد لابد زحمت بیشتری برای آن کشیده شده و از کیفیت بالاتری نیز برخوردار است! حتی گاهی سختی یک کار با میزان زمانی که طول می کشد ارتباط مستقیم دارد! ولی در دنیای امروز و با پیشرفت روزانه تکنولوژی و وجود انواع وسایل ارتباط جمعی مدرن، خوشبختانه زمان انجام فعالیت ها کاهش پیدا کرده است اما بعضی نمی دانند با این زمان اضافی بدست آمده چه باید بکنند! از سوی دیگر انجام زودتر از موعد یک فعالیت معمولا پاداشی به همراه نداشته و ممکن است باعث شود تا مسئولیت دیگری به فرد داده شود. بنابراین گذراندن و اتلاف زمان برای انجام فعالیت به سود فرد است، زیرا فشار کاری کمتری به او وارد می شود.

>بگذارید نگاهی بیندازیم به راههایی که میتوانیم این اصل (قانون پارکینسون) را در زندگی خود بکار ببریم، نگاهی به لیست کارهای روزمره خود بکنیم: چه برای خود کار میکنیم چه در جایی مشغول به کار هستیم، از آنجایی که عادت داریم خود را در تمام روز مشغول کنیم و یا مشغول “نشان” بدهیم تا کنون چقدر از کارها را برای خود “کش” داده ایم! با اصلاح این زمان ها از وقت های اضافی خود بهره بیشتری خواهیم برد…

زمان را به مبارزه بطلبید!
لیستی از کار های روز مره خود درست کنید (To Do List) و بر اساس زمان انجام آنها تقسیمشان کنید… حالا به هر کدام نصف زمانی که برایشان در نظر گرفته اید را تخصیص بدهید و سعی کنید به قواعد زمانی انجام آنها پایبند باشید. مانند هر ضرب الاجل دیگری! (Deadline)
باید این باور خود در ارتباط با “کار و زحمت بیشتر، نه کار آگاهانه و چابک تر” که به خود تلقین کرده ایم را عوض کنیم، بنابراین باید سعی کنیم به ضرب الاجل هایی که برای کارها در نظر میگیریم پایبند باشیم همانطور که به زمان های تعیین شده از سوی مدیر و یا مشتری خود پایبندیم…
بیایید به حس رقابت جویی غریزی و انسانی خود رجوع کنیم، همان حسی که شرکت های بازی ساز و کمپانی های بزرگ ورزشی را می گرداند! با زمان همانند رقیب خود مبارزه کنید و سعی کنید بدون اینکه میانبر بزنید و از کار و کیفیت آن بکاهید به زمان مورد نظر برای رسیدن به آن هدف دست پیدا کنید! اگر زمان های تعیین شده خودتان را خیلی جدی نمی گیرید این روش میتواند به شما انگیزه بیشتری بدهد…
در ابتدا این روش میتواند برای شما مشخص بکند چقدر تخمین هایی که برای فعالیت های خود در نظر میگیرید دقیق هستند. ممکن است بعضی از فعالیت ها درست و دقیق تخمین زده شده باشند، و بعضی هم زمان “زیادی” جهت اتلاف وقت داشته باشند. آن دسته از فعالیت هایی که با نصف کردن زمانشان  نتوانستیم سر وقت انجامشان دهیم دوباره، این بار با تخصیص دادن زمان بیشتری امتحان می کنیم. ممکن است زمان بهینه ای این ما بین (نخمین اولیه و تخمین نصف آن) باشد، سریع به زمان تخمینی ابتدایی خود بر نگردیم…
اگر با کامپیوتر، تقویم های دیجیتالی و … کار میکنید میتواند به اجرای این روش به شما کمک بسیاری بکند، چراکه در یک لحظه قادرید ببینید چقدر زمان گذشته و چقدر زمان برای انجام کارها باقیمانده است و شما را از انجام دستی و ذهنی

از شر حشرات موزی دنیای “بهره ور” و “توسعه یافته” خلاص شویم!
دنبال “وقت پرکن” های روز مره خود بگردید! همان ایمیل چک کردن های روز مره و یا مرور اخبار های داغی که هر روز چندین بار انجام می دهید و فکر میکنید 10 دقیقه یا 20 دقیقه (و یا خدایی ناکرده 30 دقیقه!) از وقت شما را میگیرند! این گونه “وقت پرکن” ها اصطلاحا حشرات موزی دنیای توسعه یافته امروزند! حشراتی که کاری بجز ایجاد مزاحمت در زندگی شما نمی کنند، و هر چقدر هم تلاش کنید (با دمپایی و سم پاشی!) به این راحتی از شر آنها خلاص نمی شوید!

شبکه های اجتماعی و اوقات فراغت!

بجای اینکه 20 تا 30 دقیقه از وقت روزانه خود را صرف خواندن ایمیل های روزانه کنید، به خود 5 دقیقه مهلت بدهید، ایمیل هایی که بیش از 1 دقیقه وقت نیاز دارند را باز نکنید! تا وقتی که لیست کارهای روزانه خود را تکمیل نکردید سراغ آنها نروید و وقت و انرژی بیشتری صرف خواندن و مطالعه آنها نکنید، بعد از آن اگر تمایل داشتید!

می توانید تمام وقت اضافی خود را صرف چرخیدن در شبکه های اجتماعی و مشاهده ایمیل های خود بکنید! (که البته این کار برای پر کردن اوقات فراغت توصیه نمی شود!) 

توجه داشته باشید که این قبیل کارها  انجامشان 10 درصد ارزش افزوده برای شما دارد و 90 % آنها واقعا بی اهمیت،  بیهوده و بی استفاده است. این کار باعث می شود که تمرکز شما بر روی کارها و  فعالیت های مهم تر باشد و این خود باعث می شود وقت بیشتری داشته باشید تا  صرف بهبود و انجام کارهای با اولویت خود کنید. مثلا اگر برای کار خود نیاز  به چک کردن مداوم ایمیل خود دارید، ایمیل های مهم خود را اولویت بندی کنید و  سعی کنید تا حد امکان ایمیل های بیهوده را پاک کنید. سعی کنید ایمیل های  کاری خود را از ایمیل های تفریحی و تبلیغاتی خود جدا کنید. شما می توانید با به کار بردن قانون پارکینسون زمان های انجام  فعالیت های خود را تا حد امکان فشرده کنید بدون اینکه لطمه ای به نحوه انجام آنها وارد شود. فقط توجه کنید که میان “حداقل زمان مورد نیاز جهت انجام یک فعالیت” و “با کمبود وقت مواجه شدن جهت انجام آن” تفاوت عمده ای وجود دارد. هدفی که می بایست به دنبال آن باشیم اجرای صحیح و بی نقص یک فعالیت است در کوتاه ترین زمان ممکن، نه اینکه کاری کنیم که کارمان را و یا حتی مشتری خود را از دست بدهیم!

در انتها یک سوال:
چه ارتباطی بین اصل پارکینسون و CCM: Critical Chain Method وجود دارد؟!
Critical Chain Method (متد زنجیره بحرانی) بر اساس روشها و الگوریتمهای حاصل از نظریه محدودیت هاست. ایده CCPM در سال ۱۹۹۷ در کتاب “زنجیره بحرانی” نوشته گلدارت Goldratt  معرفی شده‌ است.
طبق تحقیقات صورت گرفته توسط گروه استاندیش (Standish)  و دیگران در مورد “مدیریت پروژه سنتی “ از سال ۱۹۹۸ نشان می‌دهد که تنها:
۴۴ ٪ پروژه‌ها به موقع تمام می‌شوند.
پروژه‌ها معمولاً در ۲۲۲ ٪ مدت زمان برنامه ریزی شده و با ۱۸۹ ٪ بودجه تعیین شده به پایان می‌رسند.
۷۰ ٪ پروژه ها با محدوده و محتوایی (Project Scope) کمتر از آنچه توافق شده (از لحاظ فنی و کارایی محصول نهایی) به اتمام می رسند.
۳۰ ٪ نیز قبل از اتمام ملقی می‌شوند.
طبق بررسی های انجام شده با روش زنجیره بحرانی (Critical Chain Method) پروژه ها ۱۰ تا ۵۰ % زودتر و یا ارزانتر از روشهای سنتی رایج (مثلاً روشهای CPM ،PERT ،GERT و… ) انجام می‌گیرند که همین موضوع سبب افزایش اعتبار این متد شده ‌است.

 اینگونه محاسبات جمع و تفریقی! خلاص میکند…