آموزش اکسل دروره فراگیر کلیه رشته ها- دوره مقدماتی
شاید شما از آن دسته افرادی باشید که ۱۰ دقیقه آخر روزکاریشان، صرف تماشای عقربه های ساعت و شمردن ثانیه ها می شود، و یا از آن گروه افرادی هستید که تا لحظه آخر خود را مشغول کرده و سپس وسایلشان را بر می دارند و بدون خداحافظی محل کار را ترک می کنند.
اگر هر کدام از این دو سناریو برایتان آشناست وقت آن رسیده که درمورد پایان روز کاری خود تجدید نظر کنید.
به گفته میشل کر، سخنران بین المللی در زمینه کسب و کار و نویسنده سایت humoratwork ، «نحوه اتمام روز کاری بسیار مهم است، و می تواند خلق و خوی شما برای ادامه روز را تعیین کند، بر روابط شخصی، میزان خوشحالی و کیفیت خواب تان تاثیر بگذارد، و شما را برای روز بعدتان آماده سازد.»
لین تیلور، کارشناس در زمینه فضاهای کاری و نویسنده کتاب « اهلی کردن رییس ستمگر » می گوید: «بیشتر افراد موفق یک برنامه روزانه دارند که طبق آن، به کارهایی رسیدگی می کنند که منجر به کاهش تمرکزشان در صبح روز بعد می شود.»
۱. فهرست کارهای خود را به نگام نگه می دارند.
تیلور در ادامه می گوید: «افراد موفق همیشه مراقب تغییرات فهرست برنامه هایشان هستند، اما ۱۰ دقیقه آخر روز کاری شان صرف بررسی پیشرفت وظایفی می شود که در طول روز انجام می دهند. این افراد فهرست وظایف خود را به موقع اصلاح می کنند و آن را به امید اینکه صبح روز بعد، یادشان بیاید، رها نمی سازند.
۲. میز کار خود را مرتب نگه می دارند.
«اگر منظم نباشید زمان بیشتری صرف انجام پروژه ها خواهد شد. تیلور می افزاید: «داشتن یک میز مرتب کمک می کند دقیق فکر کرده و اولویت بندی موثرتری در مورد وظایف خود داشته باشید، همچنین می توانید در صورت نیاز اسناد مهم را سریع تر پیدا کنید. برای کارآیی بیشتر و دسترسی آسانتر به سندهای تان نیز بهتر است نسخه دیجیتالی آنها را دسته بندی کرده و در آرشیو خود نگه دارید.
۳. دستاوردهای خود را مورد بازنگری قرار می دهند.
به گفته تیلور مهم است که علاوه بر تمرکز روی کارهای در حال اجرا، به امور انجام شده نیز نگاهی بیاندازید.
میشل کر ضمن موافقت با این گفته می افزاید: حتی صرف یک دقیقه زمان برای بازبینی کارهایی که به اتمام رسانده اید، ضمن زنده نگه داشتن حس پیشرفت در وجودتان، در روزهای شلوغ کاری به شما یادآوری می کند که دستاوردهایتان بیش از آنچه بوده که تصورش را می کردید.
تحقیقات انجام شده درباره احساس خوشحالی نشان می دهد که تخصیص زمان برای تامل بر آنچه انجام داده اید، کلید افزایش سطح خوشحالی شما است.
۴. زمانی را برای تامل بر کارها اختصاص می دهند.
افراد موفق علاوه بر تفکر در مورد پروژه های در دست اجرا، علت موفقیت یا شکست کارهای انجام شده را نیز تحلیل می کنند. حرفه ای ها می دانند که اگر درس نگیرند، رشد و پیشرفتی در کار وجود نخواهد داشت.
۵. اصول مدیریت زمان را می دانند.
تصور کنید که تا آخرین لحظه کار دارید و مرتبا نیز وظایف جدیدی به شما محول می شود. تیلور می گوید: « اینجاست که مهارت مدیریت زمان آزموده می شود، افراد موفق توانایی تصمیم گیری در مورد پاسخگویی یا به تاخیر انداختن اینگونه مراجعات را دارند.»
می توانید برای استفاده از انرژی صبحگاهیتان، گفتگوهای مهم و طولانی را عقب انداخته و آنها به بعد از ظهر موکول کنید. این گزینه را هم در نظر بگیرید که میتوان زمانی مشخص از روز بعد را برای انجام چنین کاری در نظر گرفت.
در غیر این صورت بهتر است تا بعد از ظهر که انرژی هر دو طرف برای ادامه کار روزانه کم شده صبر کنید چراکه این زمان برای ارتباط و گفتگو با دیگران بهتر است.
۶. تمرکز خود را حفظ می کنند.
به گفته تیلور «منحرف شدن ذهن در انتهای روز امری عادی است» . معمولا ذهن شما در آخر روز به اندازه صبح کارآیی ندارد. از این رو، به خود اجازه ندهید که بی هدف و بدون تمرکز کارتان را ادامه دهید و یا درگیر فعالیت های غیر مرتبط با وظایفتان شوید.
۷. اولویت های خود را برای روز بعد مشخص می سازند.
آنها فهرستی آماده از کارهای صبح روز بعد دارند که در آن اولویت ها شناسایی شده اند. تیلور میگوید «ممکن است دو یا سه اولویت را در ذهن نگه دارید، اما آنها را به نوشته تبدیل کنید تا روز بعد نقطه شروعی برای کارهای خود داشته باشید.
میشل کر می افزاید: «هرچقدر بیشتر بتوانید کارهایی که در ذهنتان چرخ می زنند را روی کاغذ آورید، ذهنی متمرکز تر و آماده تر خواهید داشت و بقیه روز را با دقت بیشتری پیش خواهید رفت.»
۸. همکاران را از شرایط پاسخگویی یا در دسترس بودن خود مطلع می سازند.
افراد موفق مشخص می کنند که پس از ساعت کاری و تا آغاز روز بعد، دیگران چگونه می توانند با آنها ارتباط داشته باشند و آنها را در جریان این موضوع قرار می دهند. آیا در انتهای روز کاری کاملا از دسترس خارج شده و ارتباط های متنی، ایمیلی و تلفنی خود را بدون پاسخ می گذارید؟ یا موارد استثنای مشخصی دارید؟
میشل کر می افزاید «این مسأله در زمان های مختلف فرق می کند و جواب مشخصی برای همه روزها وجود ندارد. مهمترین سوالی که می توانید از خود بپرسید این است که کدام ارتباطات یا مکاتبات در ادامه روز، ذهن من را آرام و بی دغدغه نگه می دارند؟»
۹. زمانبندی برنامه های روز بعد را بازبینی می کنند.
هیچ چیز بدتر از این نیست که به محض رسیدن به دفتر کار یادتان بیاید که پنج دقیقه دیگر جلسه دارید. افراد موفق زمانبندی ها را مرور کرده، برنامه های آتی را طرح ریزی می کنند، و از آن مهم تر، نحوه شروع روز کاری را در ذهن خود به تصویر می کشند. این کار موجب اعتماد به نفس و حس آمادگی بیشتر و کاهش اضطراب آنها در صبح روز بعد می شود.
۱۰. از دیگران قدردانی می کنند
یک فضای کاری خوب بر پایه شناخت و قدرشناسی بنا می شود. به توصیه میشل کر خود را به تشکر کردن از دیگران در انتهای روز عادت دهید، این کار به طور باور نکردنی احساس شادمانی شما را افزایش می دهد و باعث می شود خودتان و اطرافیانتان با رویی گشاده، محل کار را ترک کنید.
۱۱. با همکارانشان خداحافظی می کنند
یک شب بخیر گفتن ساده و آسان است، اما به رییس و اعضای گروه یادآوری می کند که شما انسان دوست هستید نه یک همکار معمولی و بی تفاوت.
۱۲. با روی خوش از محل کار بیرون می روند
تیلور توصیه می کند قبل از بیرون رفتن از محل کار، لبخند بزنید. «این کار شما را آماده می کند تا خون گرمی و مهربانی بیشتری را به اطرافیان منتقل سازید. رهبران موفق در انتهای روز چنان احساس خوبی از خود بر جای می گذارند که تاثیر آن تا صبح روز بعد باقی می ماند.
۱۳. آنها به واقع، کار خود را ترک می کنند
افراد موفق اجازه نمی دهند افکار محل کار در باقی روز ادامه داشته باشد. آنها می دانند ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی چقدر اهمیت دارد، پس کار را به موقع ترک می کنند.
تیلور میگوید: «حضور بی دلیل در محل کار، انرژی شما را برای روز بعد و هنگامی که به آن نیاز دارید کاهش می دهد.»
منبع: دیجیاتو
